Pflicht zur E-Rechnung in Rheinland-Pfalz ab April 2025
Ab dem 1. April 2025 sind Unternehmen, die Aufträge für die öffentliche Hand in Rheinland-Pfalz ausführen, verpflichtet, E-Rechnungen im XRechnung-Format zu stellen. Dies ist Teil der neuen E-Rechnungs-Verordnung (E-RechVORP), die am 10. Januar 2024 verkündet wurde. Seit April 2020 hatten Unternehmen die Wahl, ob sie Rechnungen auf herkömmliche Weise oder als E-Rechnung einreichen wollten. Diese Übergangsfrist endet im März 2025.
Schritte zur Einreichung von E-Rechnungen
Unternehmen müssen sich zunächst auf dem E-Rechnungsportal ZRE des Landes registrieren, wobei eine eigene Umsatzsteuer-ID erforderlich ist. Anschließend können sie E-Rechnungen im XRechnung-Format gemäß den aktuellen Vorgaben auf dem Portal hochladen, um sie an Empfänger in Rheinland-Pfalz und im Saarland zu übermitteln. Alternativ können sie die Rechnungen auch von der im Profil hinterlegten ZRE-E-Mail-Adresse an ZRE-rlp@Poststelle.rlp.de senden. Es ist auch möglich, Rechnungen im ZUGFeRD-Format zu verwenden, wobei reine PDF-Dateien nicht akzeptiert werden, da sie nicht als E-Rechnungen gelten.
Die Rolle des Zentralen elektronischen Rechnungseingangs (ZRE)
Unternehmen haben über den ZRE kostenfreien Zugang zur elektronischen Rechnungsstellung bei Behörden und Einrichtungen des Landes Rheinland-Pfalz sowie der Kommunen. Der Ablauf bei der Rechnungsstellung über den ZRE umfasst die Entgegennahme von E-Rechnungen über verschiedene Übertragungskanäle, formale Prüfungen, die Übermittlung an den Empfänger und die Benachrichtigung des Rechnungsstellers. Der ZRE überprüft jedoch nicht die inhaltliche und rechnerische Richtigkeit der Rechnungen, initiiert keine automatischen Zahlungsprozesse und stellt nicht sicher, ob eine Rechnung bereits eingereicht wurde.
Vorteile der neuen Regelungen
Die Einführung dieser neuen Regelungen zielt darauf ab, den Einsatz von elektronischen Rechnungen zu erhöhen und dadurch Einsparpotenziale auf Seiten der Verwaltung zu nutzen. Dies hat nicht nur finanzielle Vorteile, sondern verkürzt auch die Bearbeitungszeiten durch die Verwaltung, wie Fedor Ruhose, Digitalisierungsstaatssekretär des Landes Rheinland-Pfalz, betont. Dieser digitale Prozess spart nicht nur Sachkosten für Porto, Papier und Druck, sondern bringt auch Effizienzgewinne für Unternehmen, die öffentliche Aufträge im Land erhalten.
