E-Rechnungen: Änderungen bei den GoBD
Mit der Einführung der verpflichtenden elektronischen Rechnung zwischen inländischen Unternehmen (§ 14 UStG) gelten seit dem 14. Juli 2025 neue Anforderungen an die Buchführung. Grundlage sind die aktualisierten Grundsätze zur ordnungsgemäßen Buchführung und Aufzeichnungen (GoBD), die Handwerksbetriebe zwingend beachten müssen.
GoBD als Fundament für steuerlich anerkannte Buchführung
Die GoBD verlangen, dass jede Buchung einzeln, vollständig, richtig, zeitnah und geordnet erfolgt. Steuerlich relevante Daten müssen nachvollziehbar, korrekt und sicher gespeichert werden. Dazu gehören strukturierte und revisionssichere Archivierung, eine aussagekräftige Verfahrensdokumentation, GoBD-konforme Arbeitsweisen sowie geeigneter Softwareeinsatz. Nur wenn diese Vorgaben eingehalten werden, akzeptiert die Finanzverwaltung die Buchführung als Grundlage für die Besteuerung.
Neue Vorgaben seit Juli 2025
Die Aktualisierung der GoBD bringt wesentliche Änderungen mit sich:
● PDF-Kopien entfallen: Wer ein Fakturierungsprogramm nutzt, muss Ausgangsrechnungen nicht zusätzlich als PDF sichern. Es genügt, wenn das System jederzeit ein identisches Mehrstück erzeugen kann.
● Aufbewahrung von E-Rechnungen: Es reicht aus, den strukturierten Datenteil aufzubewahren, sofern er vollständig vorliegt. Der menschenlesbare Teil (z. B. PDF einer ZUGFeRD-Rechnung) muss nur archiviert werden, wenn er steuerlich relevante Zusatzinformationen enthält.
● Elektronische Unterlagen: Handels- und Geschäftsbriefe sowie Buchungsbelege sind im empfangenen Format zu sichern. Eine Umwandlung ist zulässig, wenn das Original erhalten bleibt.
Regelmäßige Überprüfung notwendig
Die Änderungen verdeutlichen, dass die GoBD kontinuierlich angepasst werden. Unternehmen sollten ihre Buchführungsprozesse regelmäßig prüfen, um bei Betriebsprüfungen keine Nachteile zu riskieren. Weitere Anpassungen gelten als wahrscheinlich, da sich technische Möglichkeiten fortlaufend ändern.
Tipp für Handwerksbetriebe
Bei Fragen zur Umsetzung können sich Betriebe an die Unternehmensberatung ihrer Handwerkskammer wenden.
