Stichwort oder CPV-Code? Aufträge für Handwerker finden

Für die Suche nach öffentlichen Ausschreibungen stehen Handwerksbetrieben zwei grundlegende Methoden zur Verfügung: die Suche nach Stichwörtern und die Suche nach CPV-Codes. Beide führen zu Treffern, arbeiten aber nach unterschiedlichen Prinzipien.

Welche Methode die bessere ist, lässt sich nicht pauschal beantworten. Jede hat Stärken, die Schwächen der anderen ausgleichen. Wer versteht, wie beide funktionieren, kann sie gezielt kombinieren und verpasst weniger passende Aufträge.

Die Stichwortsuche: flexibel, aber abhängig von der Formulierung

Bei der Stichwortsuche werden Bekanntmachungen nach bestimmten Begriffen durchsucht, etwa im Titel oder in der Kurzbeschreibung. Die Suche ist intuitiv, schnell eingerichtet und erfasst auch sehr spezielle Leistungen wie „Wärmepumpe“, „Brandschutztür“ oder „Gründach“, die oft nur im Text einer Bekanntmachung genannt werden.

Gleichzeitig hängt die Stichwortsuche davon ab, wie die Vergabestelle formuliert.

Dieselbe Leistung kann als „Malerarbeiten“, „Anstricharbeiten“ oder „Beschichtungsarbeiten“ ausgeschrieben sein, Haustechnik als „SHK“, „Sanitär“, „Versorgungstechnik“ oder „HLS“. Hinzu kommen unterschiedliche Schreibweisen und Wortformen. Sehr allgemeine Begriffe wie „Sanierung“ liefern dagegen schnell eine unübersichtliche Trefferzahl.

CPV-Codes: die gemeinsame Sprache der Vergabe

Das Gemeinsame Vokabular für öffentliche Aufträge (Common Procurement Vocabulary, kurz CPV) ist ein EU-weit einheitliches Klassifikationssystem. Es ordnet jeder Leistungsart einen Zahlencode zu, unabhängig davon, in welcher Sprache oder mit welchen Worten eine Ausschreibung verfasst ist. Bei EU-weiten Bekanntmachungen geben Vergabestellen CPV-Codes verpflichtend an (vgl. TED), bei nationalen Ausschreibungen ist das nicht immer der Fall.

Die Codes sind hierarchisch aufgebaut. Ein CPV-Code besteht aus acht Ziffern und einer Prüfziffer. Je mehr Ziffern festgelegt sind, desto genauer ist die Leistung beschrieben. So steht 45000000-7 für Bauarbeiten insgesamt, 45440000-3 für Anstrich- und Verglasungsarbeiten und 45442100-8 konkret für Anstricharbeiten. Wer nach CPV-Codes sucht, findet Ausschreibungen deshalb auch dann, wenn die Vergabestelle andere Begriffe verwendet als der eigene Betrieb.

Wo CPV-Codes an ihre Grenzen stoßen

CPV-Codes sind nur so genau, wie die Vergabestelle sie vergibt. Teilweise werden übergeordnete Codes gewählt, obwohl ein genauerer Untercode möglich wäre. Bei gemischten Aufträgen wird zudem häufig nur der wirtschaftliche oder technische Schwerpunkt als Hauptcode angegeben.

Das zeigt sich etwa bei Elektroarbeiten innerhalb einer umfassenden Gebäudesanierung. Ist nur die Sanierung als Hauptgegenstand klassifiziert, taucht der elektrotechnische Anteil möglicherweise nur als Fachlos, als zusätzlicher Code oder als Position im Leistungsverzeichnis auf. Eine Suche, die nur den Hauptcode berücksichtigt oder sich ausschließlich auf einen spezifischen Elektro-Code stützt, kann solche Aufträge übersehen.

Stichwort und CPV-Code im direkten Vergleich

Die beiden Methoden ergänzen sich, weil sie an unterschiedlichen Stellen ansetzen. Die Stichwortsuche durchsucht Titel und Beschreibung nach Begriffen, ist schnell eingerichtet und erfasst auch spezielle Leistungen und neue Begriffe. Dafür hängt sie von Synonymen, Abkürzungen und Schreibweisen ab und liefert je nach Begriff zu viele oder zu wenige Treffer, weshalb die Begriffsliste mit der Zeit wächst.

Die CPV-Code-Suche stützt sich dagegen auf einen einheitlichen Zahlencode je Leistungsart und ist damit unabhängig von Wortwahl und Sprache. Die passenden Codes werden einmalig recherchiert. Ihre Schwachstelle ist die Codierung durch die Vergabestelle: Ist sie grob oder fehlt sie, bleiben Treffer aus. Hinzu kommt, dass CPV-Codes im Unterschwellenbereich nicht verpflichtend sind. Obwohl sie dort häufig verwendet werden, erscheinen dennoch auch Bekanntmachungen ohne CPV-Codes.

So fängt jede Methode viele der Ausschreibungen auf, die der anderen durchrutschen können. 

Die Kombination in der Praxis

In der Praxis bilden CPV-Codes die Basis eines Suchprofils und Stichwörter das Netz für alles, was die Codes nicht erfassen. Bei den Codes ist eine Kombination aus übergeordneten Bereichen und spezifischen Untercodes sinnvoll: Der Obercode erfasst allgemein klassifizierte Bekanntmachungen, die Untercodes liefern genauere Treffer.

Ergänzend kommen Stichwörter hinzu: geläufige Gewerksbezeichnungen, technische Fachbegriffe, Synonyme und Abkürzungen.

Ausschlussbegriffe gezielt einsetzen

Je mehr Begriffe und Codes ein Suchprofil enthält, desto mehr unpassende Treffer können entstehen. Ausschlussbegriffe, auch negative Suchbegriffe genannt, reduzieren fachfremde Ergebnisse. Ein Betrieb, der ausschließlich Installationsarbeiten ausführt, kann beispielsweise Planungsleistungen, Gutachten oder reine Lieferaufträge ausschließen.

Solche Filter sollten jedoch vorsichtig eingesetzt werden, da Liefer- und Montageleistungen in Bekanntmachungen nicht immer klar getrennt sind. Wer etwa „Lieferung“ ausschließt, verliert auch Ausschreibungen für „Lieferung und Montage“. Sinnvoll ist es, die Ergebnisse nach einigen Suchläufen zu prüfen und Ausschlussbegriffe schrittweise zu ergänzen, statt von Beginn an breit auszuschließen.

Zwei Methoden, ein vollständigeres Bild

Stichwortsuche und CPV-Codes verfolgen dasselbe Ziel auf unterschiedlichen Wegen. Die Stichwortsuche erfasst die Vielfalt der Formulierungen, CPV-Codes bieten eine einheitliche Einordnung unabhängig von der Wortwahl. Die Grenzen der einen Methode gleicht jeweils die andere aus.

Wer beide Methoden kombiniert und das Suchprofil regelmäßig nachschärft, findet mehr passende Ausschreibungen und verringert den Zeitaufwand für die Suche. Diese Zeit lässt sich dort investieren, wo sie den größten Unterschied macht: in ein sorgfältig kalkuliertes Angebot.