Vergabe-Newcomer: Fehlende Referenzen sind kein Ausschluss

Neu gegründete Unternehmen und Betriebe, die erstmals öffentliche Aufträge anstreben – in der Vergabe oft "Newcomer" genannt –, scheitern nicht zwangsläufig an der Eignungsprüfung, nur weil ihnen eine lange Auftragshistorie fehlt. Ob sie den Zuschlag erhalten können, hängt davon ab, was der öffentliche Auftraggeber konkret verlangt, ob diese Anforderungen verhältnismäßig sind und welche Ressourcen dem Unternehmen tatsächlich zur Verfügung stehen.

Warum Auftraggeber Referenzen verlangen

Vor dem Zuschlag müssen öffentliche Auftraggeber einschätzen, ob ein Unternehmen den Auftrag fachlich und technisch ordnungsgemäß ausführen kann.

Referenzen dienen dabei als Prognosegrundlage: Wer vergleichbare Leistungen bereits erfolgreich erbracht hat, wird voraussichtlich auch den neuen Auftrag bewältigen können. 

Beliebig hohe Anforderungen sind trotzdem nicht erlaubt.  Eignungskriterien müssen mit dem Auftragsgegenstand in Verbindung stehen und in einem angemessenen Verhältnis zu Gegenstand und Auftragswert stehen (vgl. § 122 Abs. 4 GWB). "Vergleichbar" heißt dabei nicht "identisch". Ein Auftraggeber darf nicht ohne sachlichen Grund verlangen, dass bereits ein Auftrag mit exakt demselben Volumen oder für dieselbe Art von Auftraggeber ausgeführt wurde. Auch Projekte für private Kunden kommen als Referenz infrage (vgl. § 46 VgV).

Drei Jahre sind kein Mindestalter

Bei Liefer- und Dienstleistungen nennt § 46 Abs. 3 Nr. 1 VgV Referenzen aus den "letzten höchstens drei Jahren". Die Formulierung wird häufig missverstanden: Sie begrenzt, wie weit der Auftraggeber zurückblicken darf. Eine dreijährige Marktpräsenz schreibt sie nicht vor. Um ausreichenden Wettbewerb sicherzustellen, kann der Auftraggeber sogar ältere Leistungen berücksichtigen, wenn er darauf hinweist.

Bei Bauleistungen liegt der Zeitraum nach der VOB/A bei bis zu fünf abgeschlossenen Kalenderjahren. Für kleine Bauaufträge bis 10.000 Euro netto kann der Auftraggeber ganz auf Referenzen verzichten, wenn Art und Umfang des Auftrags das rechtfertigen (vgl. § 6a Abs. 5 VOB/A). Für Liefer- und Dienstleistungen unterhalb der EU-Schwellenwerte gelten die UVgO und das jeweilige Landesrecht.

Seit Juli 2026 zählt zunächst die Eigenerklärung

Seit dem 1. Juli 2026 gilt das Vergabebeschleunigungsgesetz. Oberhalb der EU-Schwellenwerte belegen Bieter ihre Eignung seitdem grundsätzlich zunächst per Eigenerklärung. Referenzlisten und weitere Unterlagen fordern Auftraggeber in der Regel erst von den Unternehmen an, die für den Zuschlag infrage kommen. Für Verfahren, die vor diesem Stichtag begonnen haben, gilt weiterhin das alte Recht.

Für Newcomer sinkt damit der Aufwand, sich an einem Verfahren zu beteiligen. Die inhaltlichen Anforderungen bleiben jedoch bestehen. Wer eine Eigenerklärung abgibt, muss die zugrunde liegenden Nachweise auf Anforderung kurzfristig vorlegen können.

Fünf Wege zum Eignungsnachweis ohne eigene Historie

Nicht in jedem Verfahren lässt sich fehlende Erfahrung ausgleichen. Häufig gibt es aber Alternativen, sofern sie früh in die Angebotsstrategie einfließen und die Vergabeunterlagen sie zulassen:

• Private Projekte nutzen: Leistungen für gewerbliche oder andere private Kunden können genügen, wenn Inhalt, Umfang und Schwierigkeitsgrad nachvollziehbar dokumentiert sind.
• Erfahrung des Teams einbringen: Gründer, Projektleiter oder Fachkräfte haben oft einschlägige Projekte bei früheren Arbeitgebern verantwortet. Die Rechtsprechung erkennt solche Referenzen an, wenn eine weitgehende Personenidentität besteht und genau diese Personen den neuen Auftrag ausführen. Manche Auftraggeber sehen in ihren Unterlagen ausdrücklich Regelungen für Newcomer vor. 
• Eine Bietergemeinschaft bilden: Die Mitglieder können ihre Eignung gemeinsam nachweisen. Aus der Aufgabenverteilung sollte hervorgehen, wer die referenzrelevanten Leistungen übernimmt.
• Kapazitäten Dritter nutzen: Über die Eignungsleihe kann sich ein Bieter auf die Erfahrung eines anderen Unternehmens stützen (vgl. § 47 VgV). Dieses Unternehmen muss die betreffenden Leistungen dann aber auch selbst ausführen. Eine bloße Verpflichtungserklärung ohne operative Einbindung reicht nicht.
• Weitere zulässige Nachweise ausschöpfen: § 46 Abs. 3 VgV erlaubt neben Referenzen etwa Angaben zu Fachkräften, Ausbildungsnachweise der Führungskräfte oder eine Beschreibung der technischen Ausstattung.

Bei komplexen Leistungen sind die Hürden höher

Je sicherheitskritischer oder technisch anspruchsvoller ein Auftrag ist, desto eher darf der Auftraggeber belastbare Unternehmensreferenzen verlangen. Die Erfahrung einzelner Beschäftigter kann dann hinter dem Interesse an nachweislich erprobten betrieblichen Abläufen zurücktreten.

Die Rechtsprechung zieht die Grenze zwischen persönlicher Erfahrung und betrieblicher Leistungsfähigkeit nicht einheitlich. Maßgeblich sind meist der Wortlaut der Vergabeunterlagen, die Art der Leistung und die Frage, ob Personal und Organisation aus dem Referenzprojekt beim neuen Bieter fortbestehen. Nicht jede enge Vorgabe ist rechtswidrig, aber nicht jede fehlende Unternehmensreferenz rechtfertigt einen Ausschluss.

Referenzen gezielt aufbauen

Ein verlässlicher Einstieg führt häufig über kleinere Lose, Aufträge unterhalb der EU-Schwellenwerte, Unteraufträge oder Kooperationen mit etablierten Partnern. Jedes dieser Projekte ist ein Baustein für die nächste, anspruchsvollere Ausschreibung.

Damit das funktioniert, sollten Newcomer jedes Projekt von Anfang an referenzfähig festhalten: mit Leistungszeitraum, Auftragswert, eigenem Leistungsanteil, Ansprechpartner und einer kurzen Beschreibung der besonderen Anforderungen. Eine gepflegte Referenzliste zahlt sich zudem doppelt aus, wenn Nachweise zur Eigenerklärung kurzfristig abrufbar sein müssen.

Erfahrung zählt mehr als das Gründungsdatum

Weder eine kurze Firmengeschichte noch fehlende Erfahrung mit öffentlichen Auftraggebern schließen Unternehmen automatisch von Vergabeverfahren aus. Die Drei-Jahres-Grenze ist eine Obergrenze für den Rückblick und kein Mindestalter. Seit Juli 2026 erleichtern Eigenerklärungen und ein geschärftes Verhältnismäßigkeitsgebot den Einstieg zusätzlich. Bei komplexen Leistungen bleiben belastbare Unternehmensreferenzen aber weiterhin gefragt.

Erfolgreich sind Newcomer meist dann, wenn sie mehrere Bausteine kombinieren: private Projekte, die Erfahrung ihres Teams, Kooperationen und einen geplanten Referenzaufbau. So wächst Schritt für Schritt eine Auftragshistorie, die auch größere Vergabeverfahren zugänglich macht.