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Freihändige Vergabe und Verhandlungsvergabe: Was ist der Unterschied?
Die Begriffe Freihändige Vergabe und Verhandlungsvergabe werden häufig nebeneinander verwendet. Im Unterschwellenbereich richtet sich die Bezeichnung jedoch vor allem nach der Art der Leistung und dem anwendbaren Regelwerk. Bauleistungen werden nach der VOB/A freihändig vergeben, während die UVgO bei Liefer- und Dienstleistungen von der Verhandlungsvergabe spricht.
Unterschiedliche Regelwerke und Bezeichnungen
Für nationale Vergaben unterhalb der EU-Schwellenwerte gilt bei Bauleistungen grundsätzlich Abschnitt 1 der Vergabe- und Vertragsordnung für Bauleistungen, Teil A. Die Freihändige Vergabe ist dort als eigene Verfahrensart vorgesehen.
Bei Liefer- und Dienstleistungen kommt regelmäßig die Unterschwellenvergabeordnung zur Anwendung. Die Verhandlungsvergabe nach UVgO hat die frühere Freihändige Vergabe nach der VOL/A begrifflich ersetzt. Ältere Unterlagen und interne Richtlinien verwenden teilweise noch die überholte Bezeichnung.
- Bauleistungen: VOB/A, Abschnitt 1 – Freihändige Vergabe.
- Liefer- und Dienstleistungen: UVgO – Verhandlungsvergabe.
- Konzessionen und besondere Leistungen: Bezeichnung abhängig von den jeweils geltenden Regelungen.
Diese Zuordnung gilt nur, wenn das betreffende Regelwerk für den jeweiligen Auftraggeber eingeführt wurde. Bundes- und Landesrecht, Verwaltungsvorschriften sowie unterschiedliche Wertgrenzen können im Unterschwellenbereich zu Abweichungen führen.
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Ähnliche Verfahren mit rechtlichen Unterschieden
Beide Verfahrensarten bieten dem Auftraggeber mehr Gestaltungsspielraum als eine öffentliche Ausschreibung. Unternehmen können gezielt zur Abgabe eines Angebots aufgefordert werden. Unter bestimmten Voraussetzungen sind zudem Verhandlungen über den Angebotsinhalt möglich. Dennoch sind die Begriffe rechtlich nicht austauschbar.
Bei der Freihändigen Vergabe nach VOB/A wird die Bauleistung in einem vereinfachten Verfahren vergeben. Der Auftraggeber kann dabei geeignete Unternehmen gezielt einbeziehen. Zulässig ist das Verfahren nur, wenn die Voraussetzungen der VOB/A oder einschlägige Wertgrenzenregelungen erfüllt sind. Gründe können beispielsweise besondere Dringlichkeit, die ausschließliche Leistungsfähigkeit eines bestimmten Unternehmens oder ein vorausgegangenes Verfahren ohne wirtschaftliches Ergebnis sein.
Auch die Verhandlungsvergabe nach UVgO kann mit oder ohne Teilnahmewettbewerb durchgeführt werden. Bei einem Teilnahmewettbewerb bewerben sich Unternehmen zunächst um die Teilnahme. Ohne Teilnahmewettbewerb fordert der Auftraggeber geeignete Unternehmen unmittelbar zur Angebotsabgabe auf.
Verhandlungen sind nicht zwingend vorgeschrieben
Die Bezeichnung Verhandlungsvergabe bedeutet nicht, dass tatsächlich verhandelt werden muss. Der Auftraggeber darf zwar grundsätzlich über den Angebotsinhalt verhandeln, soweit keine unveränderbaren Mindestanforderungen oder Zuschlagskriterien betroffen sind. Er kann sich jedoch vorbehalten, den Zuschlag bereits auf Grundlage der Erstangebote zu erteilen.
Bieter sollten daher bereits ihr erstes Angebot vollständig, wertungsfähig und wirtschaftlich tragfähig einreichen. Finden Verhandlungsrunden statt, müssen Transparenz, Gleichbehandlung und der Schutz vertraulicher Informationen gewährleistet bleiben.
Auch die Freihändige Vergabe ist kein rechtsfreier Raum.
Der Auftraggeber muss die Wahl der Verfahrensart begründen, das Verfahren dokumentieren und grundsätzlich für einen angemessenen Wettbewerb sorgen.
Abgrenzung zum Direktauftrag
Eine Freihändige Vergabe ist nicht mit einer unmittelbaren Beauftragung gleichzusetzen. Sowohl bei der Freihändigen Vergabe als auch bei der Verhandlungsvergabe sollen in der Regel mehrere geeignete Unternehmen einbezogen werden, sofern kein sachlicher Ausnahmegrund entgegensteht.
Ein Direktauftrag ermöglicht dagegen eine Beschaffung ohne reguläres Vergabeverfahren bis zu einer festgelegten Wertgrenze. Die Grundsätze der Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit bleiben dennoch zu beachten. Welche Wertgrenze gilt, hängt von den Vorgaben des Bundes, des jeweiligen Landes oder des einzelnen Auftraggebers ab.
Unterschied zum Verhandlungsverfahren oberhalb der EU-Schwellenwerte
Die Verhandlungsvergabe nach UVgO darf nicht mit dem Verhandlungsverfahren oberhalb der EU-Schwellenwerte verwechselt werden. Im Oberschwellenbereich gelten insbesondere das Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen, die Vergabeverordnung und bei Bauaufträgen Abschnitt 2 der VOB/A. Dort bestehen eigene Verfahrensbezeichnungen und Zulässigkeitsvoraussetzungen.
Entscheidende Angaben in den Vergabeunterlagen
Für Unternehmen ist nicht allein die Überschrift einer Bekanntmachung maßgeblich. Entscheidend sind die genannte Rechtsgrundlage, die Art der Leistung und der konkret beschriebene Verfahrensablauf. Folgende Fragen bei der Einordnung helfen:
- Handelt es sich um eine Bau-, Liefer- oder Dienstleistung?
- Liegt der geschätzte Auftragswert unterhalb des einschlägigen EU-Schwellenwerts?
- Welches Vergaberegelwerk nennt der Auftraggeber?
- Findet ein Teilnahmewettbewerb statt?
- Sind Verhandlungen vorgesehen?
- Kann der Zuschlag bereits auf das Erstangebot erteilt werden?
Unklare oder widersprüchliche Angaben sollten Unternehmen rechtzeitig über die vorgesehene Bieterkommunikation ansprechen. Eine fehlerhafte Bezeichnung macht das Verfahren nicht automatisch unwirksam, kann aber auf Unklarheiten bei Fristen, Verhandlungen oder der Eignungsprüfung hinweisen.
Die praktische Faustformel
Im nationalen Unterschwellenbereich gilt als Orientierung: Bauleistungen werden nach der VOB/A freihändig vergeben, Liefer- und Dienstleistungen nach der UVgO im Wege der Verhandlungsvergabe. Beide Verfahrensarten sind flexibel, aber nicht formlos. Wettbewerb, Gleichbehandlung, Transparenz und eine nachvollziehbare Dokumentation bleiben verbindlich.
Für die Angebotserstellung ist die Verfahrensbezeichnung deshalb nur ein erster Anhaltspunkt. Den tatsächlichen Ablauf bestimmen die Vergabeunterlagen. Sie legen fest, wie Unternehmen ausgewählt werden, ob Verhandlungen stattfinden und ob bereits das erste Angebot zuschlagsfähig sein muss.
