Ablauf eines Vergabeverfahrens – Auftraggeber

Sowohl Bieter als auch Auftraggeber müssen viele einzelne Schritte beachten, um ein erfolgreiches Vergabeverfahren zu erreichen. Für Auftraggeber besteht die Aufgabe, einen Bedarf zu ermitteln, diesen form- und fristgerecht an Bieter zu bringen und eingereichte Angebote zu werten. Hierbei müssen stets die vergaberechtlichen Grundsätze eines fairen und transparenten Wettbewerbs beachtet werden. Auch für Bieter ist es von Interesse, hinter die Kulissen zu schauen und den gesamten Verfahrensablauf zu verstehen. 

1. Bedarf ermitteln

Bevor Auftraggeber eine Bekanntmachung für bietende Unternehmen veröffentlichen können, müssen verschiedene Schritte vorbereitet werden. Allem voran muss ein Bedarf ermittelt werden. Das bedeutet, dass der Aufraggeber feststellt, welche Leistung benötigt wird. Zu der Bedarfsermittlung zählt zudem der Umfang der Leistung, eine Kosteneinschätzung und zu welchem Zeitpunkt die Leistung benötigt wird.

Eine gründliche Bedarfsermittlung bildet die Grundlage für alle weiteren Schritte. Je genauer der Bedarf beschrieben ist, desto einfacher lassen sich passende Vergabeunterlagen erstellen und vergleichbare Angebote einholen. Auch bei der Bedarfsermittlung ist die Dokumentation ein wichtiger Aspekt, um spätere Entscheidungen nachvollziehbar belegen zu können.

2. Leistung beschreiben

Nach der Bedarfsermittlung folgt die Leistungsbeschreibung. Er Auftraggeber legt fest, welche Leistungen in welchem Umfang und zu welchen Fristen von Bietern erwartet wird. Die Leistungsbeschreibung ist ein zentraler Bestandteil der späteren Ausschreibungsunterlagen und sollte verständlich, vollständig und eindeutig formuliert sein. 

Ziel ist es, dass Bieter genau wissen, was angeboten werden soll, und Auftraggeber später die Angebote fair vergleichen können. Die Leistungsbeschreibung sollte konkret auf Widersprüche und Unklarheiten geprüft werden, da diese im späteren Vergabeverfahren zu Bieterfragen und eventuell Rügen führen können.

3. Vergabeart festlegen

Im nächsten Schritt legt der Auftraggeber die passende Vergabeart fest. Die Wahl der Vergabeart hängt unter anderem vom Auftragsgegenstand, dem geschätzten Auftragswert, dem Marktumfeld und den geltenden Vorgaben ab. Hier wählt der Auftraggeber u.a. zwischen offenen Verfahren, nichtoffenen Verfahren, Verhandlungsverfahren, öffentlichen Ausschreibungen oder beschränkten Ausschreibungen.

Die Vergabeart beeinflusst den weiteren Ablauf des Verfahrens, die einzuhaltenden Fristen und die Art der Kommunikation mit den Bietern. Deshalb sollte dieser Schritt sorgfältig geprüft und dokumentiert werden.

4. Vergabeunterlagen erstellen

Für die anstehende Bekanntmachung und Ausschreibung werden verbindliche Vergabeunterlagen erstellt. In den Vergabeunterlagen finden teilnehmende Bieter alle Informationen, die für ein vollständiges und vergleichbares Angebot benötigt werden. dazu gehören beispielsweise die konkrete Leistungsbeschreibung, Vertragsbedingungen, Eignungskriterien, Zuschlagskriterien, Preisblätter, Fristen, Formulare und Hinweise zum Verfahren.

Anhand der Vergabeunterlagen entscheiden Bieter über die Teilnahme am Vergabeverfahren und erstellen darauf basierend ihre Angebote. Die Vollständigkeit und Richtigkeit der Unterlagen sind demnach sehr wichtig. Auftraggeber sollten darauf achten, dass alle Anforderungen klar formuliert und die benötigten Unterlagen vollständig enthalten sind.

Gut strukturierte Vergabeunterlagen reduzieren Rückfragen, vermeiden Missverständnisse und erleichtern somit die spätere Angebotsprüfung.

5. Bekanntmachung oder Angebotsaufforderung veröffentlichen oder versenden

Sobald die Vergabeunterlagen erstellt wurden, kann die Ausschreibung bekannt gemacht werden. Hier findet sich die erste Schnittstelle mit Bietern. Je nach Verfahrensart macht der Auftraggeber den Auftrag öffentlich bekannt oder fordert ausgewählte Unternehmen zur Angebotsabgabe auf. Während sich bei der Bekanntmachung in der Regel ein unbegrenzter Bieterkreis über den Auftrag informieren und bewerben kann, wird bei der Angebotsaufforderung lediglich ein gezielter, oft vorher ausgewählter oder beschränkter Kreis von Bietern über den Auftragsgegenstand informiert. Eine Angebotsaufforderung bei beschränkten Verfahren unterliegt bestimmten Voraussetzungen, wie z.B. dem Auftragswert oder wenn eine öffentliche Ausschreibung unzweckmäßig ist. 

Die Bekanntmachung einer Ausschreibung informiert Bieter über den Auftrag und die wichtigsten Eckdaten des Verfahrens. Dazu zählen unter anderem der Auftragsgegenstand, Fristen, Teilnahmebedingungen, Zugang zu den Vergabeunterlagen und Hinweise zur Angebotsabgabe. Eine gute Bekanntmachung hilft Unternehmen dabei, schnell zu erkennen, ob die Ausschreibung für sie relevant ist. Entscheiden sich Bieter anhand der Bekanntmachung dafür, sich für den Auftrag zu bewerben, müssen die vollständigen Vergabeunterlagen bei der zuständigen Vergabestelle heruntergeladen oder angefordert werden.

Auftragsbekanntmachungen im Unterschwellenbereich werden mindestens auf Internetseiten des Auftraggebers oder auf Internetportalen veröffentlicht und müssen zentral über die Suchfunktion des Internetportals www.bund.de ermittelt werden können.

6. Vergabeunterlagen bereitstellen

Die vollständige Vergabeunterlagen werden interessierten Bietern elektronisch bereitgestellt. In der Regel erfolgt dies digital über eine Vergabeplattform. Alle Bieter müssen denselben Informationsstand haben. Werden Unterlagen geändert oder ergänzt, sollten diese Informationen transparent und rechtzeitig bereitgestellt werden. So bleibt das Verfahren nachvollziehbar und fair. 

Im Oberschwellenbereich muss der Auftraggeber in der Bekanntmachung oder Aufforderung eine elektronische Adresse angeben, unter der die Vergabeunterlagen unentgeltlich, uneingeschränkt, vollständig und direkt abgerufen werden können.

7. Bieterfragen beantworten und Frist abwarten

Während der Angebotsphase können Bieter Fragen zur Ausschreibung stellen. Bieterfragen tauchen meist dann auf, wenn die Vergabeunterlagen und Dokumente unklar, unvollständig oder widersprüchlich sind. Auftraggeber sollten Bieterfragen sorgfältig prüfen und verständlich beantworten.

Bieterfragen müssen transparent beantwortet werden. Alle Fragen und Antworten müssen transparent kommuniziert und für alle teilnehmenden Bieter gleichermaßen zugänglich sein. Gleichzeitig muss die Angebotsfrist beachtet werden, damit Bieter ausreichend Zeit haben, die Antworten bei der Angebotserstellung zu berücksichtigen. Sind alle Bieterfragen beantwortet oder werden keine gestellt, wartet der Auftraggeber den Ablauf der Teilnahme- oder Angebotsfrist ab.

8. Entgegennahme der Angebote

Bis zum Ablauf der Angebotsfrist reichen die Bieter ihre Angebote ein. Der Auftraggeber nimmt diese entgegen und stellt sicher, dass sie fristgerecht und über den vorgeschriebenen Weg eingegangen sind. Die Inhalte von Angeboten, die vor Fristablauf eingereicht wurden, dürfen vom Auftraggeber noch nicht zur Kenntnis nehmen; die Vertraulichkeit ist zu wahren. 

Da verspätete, unvollständige oder formal fehlerhafte Angebote können Auswirkungen auf die Wertbarkeit haben, sollte der Eingang der Angebote ordnungsgemäß dokumentiert werden.

9. Angebotsöffnung

Nach Ablauf der Angebotsfrist werden die eingereichten Angebote in einem festgelegten Termin geöffnet. Die Öffnung der Angebote erfolgt unter Beachtung des Vier-Augen-Prinzips. Das Vier-Augen-Prinzip erfordert die Beteiligung und Zustimmung von mindestens zwei qualifizierten Personen und dient der Prävention von Korruption, Fehlern und Manipulationen.

Die Angebotsöffnung unter dem Vier-Augen-Prinzip ist ein wichtiger Schritt für Transparenz und Nachvollziehbarkeit in den jeweiligen Vergabeverfahren. Sie markiert den Übergang von der Angebotsphase zur Prüfungs- und Wertungsphase.

10. Prüfung der Angebote

Bei der Angebotsprüfung wird zunächst vom Auftraggeber kontrolliert, ob die eingereichten Angebote vollständig, formgerecht und grundsätzlich bewertbar sind. Unter anderen werden folgende Fragen überprüft: Sind alle geforderten Unterlagen und Nachweise vorhanden? Erfüllt der Bieter die Eignungsanforderungen? Entspricht das Angebot den Vergabeunterlagen? 

Verspätete, unvollständige oder formal fehlerhafte Angebote können Auswirkungen auf die Wertbarkeit eines Angebots haben. Bei Verstößen muss der Auftraggeber entscheiden, ob fehlende Unterlagen nachgefordert bzw. Unklarheiten durch Nachfragen ausgeräumt werden können, oder ob das Angebot von der Teilnahme ausgeschlossen wird. Eine Nachforderung kann ebenfalls von vornerein für alle teilnehmenden Bieter ausgeschlossen werden.

11. Angebotswertung

Nach der formalen Prüfung folgt die Angebotswertung. Hier werden die Angebote anhand der zuvor festgelegten Zuschlagskriterien bewertet und das wirtschaftlichste Angebot ermittelt. Diese Ermittlung erfolgt grundsätzlich anhand des besten Preis-Leistungs-Verhältnisses.

Neben dem Preis können auch Qualität, Erfahrung, Konzept, Service, Lieferzeit, Nachhaltigkeit oder technische Leistungsfähigkeit eine Rolle spielen. Entscheidend ist, dass die Wertung objektiv, nachvollziehbar und gut dokumentiert erfolgt.

12. Zuschlag oder Aufhebung

Am Ende entscheidet der Auftraggeber ob ein Zuschlag erteilt wird oder ob das Verfahren aufgehoben werden muss.

Der Zuschlag geht in der Regel an das wirtschaftlichste Angebot gemäß den festgelegten Kriterien. Eine Aufhebung kommt etwa in Betracht, wenn kein geeignetes Angebot vorliegt, sich die Rahmenbedingungen wesentlich geändert haben, kein wirtschaftliches Ergebnis erzielt wurde oder andere schwerwiegende Gründe bestehen.

13. Vertragsschluss und Benachrichtigung der nicht berücksichtigten Bieter

Nach Zuschlag folgt der Vertragsschluss mit dem erfolgreichen Bieter. Nicht berücksichtige Bieter müssen vom Auftraggeber in Textform darüber informiert werden, welches Unternehmen den Zuschlag erhalten hat, wann der frühesten Zeitpunkt des Vertragsschlusses ist und aus welchen Gründen das eigene Angebot nicht berücksichtigt wurde.

Bei EU-weiten Vergaben müssen nicht berücksichtigte Bieter bereits vor dem Vertragsschluss informiert werden. Eine transparente Kommunikation am Ende des Vergabeverfahrens ist wichtig, um den Prozess sauber abzuschließen. Für Auftraggeber ist außerdem eine vollständige Dokumentation entscheidend, damit die einzelnen Entscheidungen nachvollziehbar bleiben.

Gut vorbereitet durch Vergabeverfahren

Bei Vergabeverfahren müssen auch Auftraggeber auf Fristen, vollständige Unterlagen und verständliche Ausschreibungstexte achten. Die Vorbereitung der Auftraggeber beeinflusst unmittelbar die Arbeit der Bieter, die an den jeweiligen Ausschreibungsverfahren teilnehmen. Auch für Bieter ist der Ablauf eines Vergabeverfahrens aus Perspektive von Auftraggebern interessant. Wer die einzelnen Schritte versteht und die Schnittstellen zum eigenen Arbeitsablauf erkennt, kann Ausschreibungen besser einordnen und Angebote gezielter vorbereiten. Für Bieter ist dieses Verständnis besonders wertvoll, da sie so Anforderungen, Fristen und Bewertungskriterien besser nachvollziehen können.
 

Fragen und Antworten (FAQs)

Warum ist der Ablauf einer Ausschreibung auch aus Auftraggeberperspektive für Bieter interessant?

• Wer versteht, wie Auftraggeber ein Vergabeverfahren vorbereiten, prüfen und werten, kann die eigenen Angebote gezielter erstellen. Bieter erkennen besser, warum bestimmte Unterlagen verlangt werden, welche Rolle Fristen und Formvorgaben spielen und an welcher Stelle Bieterfragen sinnvoll sind.

Was müssen Auftraggeber bei der Erstellung der Vergabeunterlagen beachten?

• Vergabeunterlagen sollten vollständig, verständlich und widerspruchsfrei sein. Dazu gehören unter anderem Leistungsbeschreibung, Vertragsbedingungen, Eignungs- und Zuschlagskriterien, Fristen, Formulare und Hinweise zur Angebotsabgabe. Klare Unterlagen reduzieren Rückfragen und erleichtern die spätere Angebotsprüfung.

Warum ist die Dokumentation im Vergabeverfahren so wichtig?

• Eine vollständige Dokumentation macht Entscheidungen nachvollziehbar und schützt die Transparenz des Verfahrens. Auftraggeber sollten deshalb zentrale Schritte wie die Wahl der Vergabeart, die Beantwortung von Bieterfragen, die Angebotsprüfung und die Wertung sorgfältig festhalten.

• § 29 VgV - Vergabeunterlagen
• § 3a VOB/A - Zulässigkeitsvoraussetzungen
• § 8 UVgO - Wahl der Verfahrensart
• § 28 UVgO - Veröffentlichung von Auftragsbekanntmachungen
• § 41 VgV - Bereitstellung der Vergabeunterlagen
• § 56 VgV - Prüfung und Nachforderung
• § 127 GWB - Zuschlag
• § 58 VgV - Zuschlag und Zuschlagskriterien
• § 62 VgV - Unterrichtung der Bewerber und Bieter
• § 134 GWB - Informations- und Wartepflicht