Ablauf eines Vergabeverfahrens – Bieter

Ein Vergabeverfahren folgt festen Regeln und Fristen – und stellt Bieter dabei vor eine Reihe praktischer Entscheidungen: Passt die Ausschreibung zum eigenen Unternehmen? Welche Nachweise sind erforderlich? Bis wann muss das Angebot eingereicht werden? Während Auftraggeber das Verfahren vorbereiten, bekanntmachen und Angebote prüfen, müssen Bieter die einzelnen Schritte rechtzeitig nachvollziehen und aktiv mitwirken. Für eine erfolgreiche Teilnahme an öffentlichen Ausschreibungen ist es deshalb wichtig, diese Abläufe zu verstehen. Aber wie läuft ein Vergabeverfahren aus der Perspektive von Bietern konkret ab? 

1. Bekanntmachung der Ausschreibung

Für Bieter ist der Startpunkt einer Ausschreibung die Bekanntmachung. Hier werden wesentliche Informationen wie der Auftraggeber, Art und Umfang des Auftrages und Zuschlagskriterien genannt. Mit der sorgfältigen Prüfung der Bekanntmachungen von Ausschreibungen können Unternehmen eine fundierte Entscheidung darüber treffen, ob sie am Vergabeverfahren teilnehmen.

2. Passende öffentliche Ausschreibung finden

Mit der Bekanntmachung einer Ausschreibung entscheiden Bieter darüber, ob sie an dem jeweiligen Vergabeverfahren teilnehmen. Dabei ist es entscheidend, dass die Bekanntmachung zum Unternehmensprofil passt.

Um zu prüfen, ob eine gefundene Ausschreibung zum Unternehmen passt, sollte die Bekanntmachung gut analysiert und einige wichtige Fragen gestellt werden: 

• Kann mein Unternehmen die geforderte Leistung fachlich und organisatorisch erbringen? 
• Sind ausreichend Ressourcen vorhanden? 
• Passt der Auftrag zum eigenen Leistungsportfolio? 
• Können die geforderten Nachweise erbracht werden?

Eine passende Ausschreibung ist die Grundlage für ein überzeugendes Angebot und die erfolgreiche Teilnahme an Vergabeverfahren.

3. Fristen notieren 

Fristen sind ein zentrales Element jedes Vergabeverfahrens und begleiten den gesamten Ausschreibungsprozess. Deswegen ist ein sauberer Fristenplan einer der größten Erfolgshebel. 
Beim Sichten einer passenden Ausschreibung ist es dementsprechend empfehlenswert, alle genannten Fristen zu notieren und intern mit verantwortlichen Mitarbeitern zu kommunizieren. Eine verpasste Frist kann dazu führen, dass das Angebot im Vergabeverfahren nicht berücksichtigt wird.

4. Vergabeunterlagen durchlesen und analysieren

Sind Bieter an einer Bekanntmachung interessiert, können die vollständigen Vergabeunterlagen bei der zuständigen Vergabestelle heruntergeladen oder angefordert werden. Dies ist sehr wichtig, da ausschließlich die Unterlagen der Vergabestelle verbindlich sind. Die Vergabeunterlagen enthalten alle Informationen, die für die spätere Angebotserstellung wichtig sind. Hierzu gehören eine detaillierte Leistungsbeschreibung, Vertragsbedingungen, Eignungsanforderungen, Zuschlagskriterien, benötigte Formulare und Nachweise, sowie Hinweise zur Angebotsabgabe.

Die Ausschreibungsunterlagen sollten gründlich gelesen und analysiert werden, um genau zu verstehen, was der Auftraggeber erwartet und welche Anforderungen zwingend erfüllt werden müssen.

5. Bei Bedarf Bieterfragen stellen

Wenn bei der Analyse der Ausschreibungsunterlagen Fragen, Unklarheiten oder sogar Widersprüche zwischen den bereitgestellten Dokumenten aufgetaucht sind, sollten Bieterfragen gestellt werden. Bieterfragen sind auch dann sinnvoll, wenn Anforderungen zu offen formuliert oder praktisch kaum umsetzbar sind, oder zentrale Punkte unterschiedlich interpretiert werden können. Als Werkzeug, um Unklarheiten rechtzeitig zu klären und ein vergleichbares Angebotsniveau zu ermöglichen, werden Bieterfragen schriftlich an die zuständige Vergabestelle eingereicht. Um Missverständnisse und Verzögerungen zu vermeiden und eine möglichst hilfreiche Antwort zu erhalten, sollten Bieterfragen konkret sein, sich auf eine bestimmte Stelle in den Ausschreibungsunterlagen beziehen und so früh wie möglich gestellt werden.

6. Eignung feststellen und nachweisen

Sobald die Leistung eindeutig verstanden und offene Fragen beantwortet sind, stellen Bieter ihre eigene Eignung fest. Konkret bedeutet dies, dass Bieter überprüfen, ob sie die geforderten Eignungskriterien erfüllen, um den Auftrag ausführen zu können. Öffentliche Auftraggeber verlangen häufig Nachweise zur fachlichen, wirtschaftlichen, finanziellen oder technischen Leistungsfähigkeit.

Als Eignungsweise werden typischerweise Referenzen, Eigenerklärungen, Qualifikationen, Zertifikate, wirtschaftliche Kennzahlen oder Registerauszüge gefordert. Diese sollten aktuell und vollständig sein.

7. Angebot auf Grundlage der Vergabeunterlagen erstellen

Nach der Prüfung der Vergabeunterlagen und der Eignungsanforderungen folgt die eigentliche Angebotserstellung. Dabei sollten Bieter alle Vorgaben des Auftraggebers genau einhalten.
Ein gutes Angebot ist vollständig, klar strukturiert und nachvollziehbar. Es vermittelt, dass die geforderte Leistung zuverlässig erbracht werden kann. Je nach Ausschreibung zählen neben dem Preis auch Qualität, Konzept, Nachhaltigkeit oder technische Lösungen. Deshalb sollte das Angebot sowohl formal korrekt als auch inhaltlich überzeugend sein.

8. Unterlagen wie gefordert signieren

Je nach Verfahren wird eine bestimmte Signatur verlangt, etwa in Textform oder einer elektronischen Signaturart. Die Vergabeunterlagen definieren die geforderte Signatur. Bieter sollten genau prüfen, welche Form der Signatur verlangt wird. Eine fehlende oder falsche Signatur kann dazu führen, dass ein Angebot nicht berücksichtigt wird.

9. Angebot einreichen

Nachdem das Angebot erstellt wurde, folgt die fristgerechte Abgabe. Hierbei ist es wichtig, das Angebot über den vorgeschriebenen Weg einzureichen. Die Bedingungen zur Angebotsabgabe sind in den Vergabeunterlagen definiert. Auch die Angebotsfrist ist ein wichtiges Datum, da Angebote, die nicht fristgerecht eingereicht wurden, im Vergabeverfahren nicht berücksichtigt werden. 

Vor der Abgabe sollten Bieter eine finale Kontrolle durchführen und dabei prüfen, ob die Unterlagen vollständig sind, alle Preise eingetragen und Nachweise beigefügt wurden sowie die geforderten Signaturen vorhanden sind. Das Nachreichen von Unterlagen ist je nach Unterlage und Rechtsrahmen nicht oder nur sehr eingeschränkt möglich.

10. Zuschlag oder Aufhebung

Nachdem alle Bieter ihre Angebote eingereicht haben und die Angebotsfrist abgelaufen ist, werden die eingereichten Angebote vom Auftraggeber geprüft. Am Ende des Vergabeverfahrens erteilt der Auftraggeber entweder den Zuschlag oder hebt das Verfahren auf. Der Zuschlag geht an das Angebot, das anhand der festgelegten Zuschlagskriterien am besten bewertet wurde. 

Wird das Vergabeverfahren aufgehoben, wird der Auftrag nicht vergeben. Das kann zum Beispiel passieren, wenn kein geeignetes Angebot vorliegt oder sich die Rahmenbedingungen geändert haben.

11. Vertragsschluss oder Benachrichtigung: „nicht berücksichtigt!“

Erhält ein Bieter den Zuschlag, folgt in der Regel der Vertragsschluss und anschließend die Umsetzung des Auftrags. Nicht berücksichtige Bieter werden in vielen Verfahren darüber informiert, welches Unternehmen den Zuschlag erhalten hat und aus welchen Gründen ein Angebot nicht berücksichtigt wurde. Eine Absage kann wertvolle Hinweise dazu geben, wieso der Zuschlag nicht erhalten wurde. Aus diesen Erkenntnissen lassen sich zukünftige Angebote gezielt verbessern.

Gut vorbereitet durch Vergabeverfahren

Kennen Bieter den Ablauf eines Vergabeverfahrens, können Ausschreibungen gezielter geprüft, Fristen sicher eingehalten und Angebote besser vorbereitet werden. Dieses Verständnis ist für Bieter besonders wichtig, da jeder Verfahrensschritt eigene Anforderungen mit sich bringt. Wer die einzelnen Schritte der Roadmap für Bieter sorgfältig beachtet, kann formale Fehler reduzieren und somit die Chancen, mit einem vollständigen und überzeugenden Angebot erfolgreich am Verfahren teilzunehmen, erhöhen.
 

Fragen und Antworten (FAQs) 

Was ist der erste Schritt für Bieter in einem Vergabeverfahren?

• Der erste Schritt für Bieter ist die Prüfung der Bekanntmachung. Sie enthält zentrale Informationen zum Auftraggeber, zur ausgeschriebenen Leistung, zu Fristen und Zuschlagskriterien. Auf dieser Grundlage können Bieter entscheiden, ob die Ausschreibung grundsätzlich zum eigenen Unternehmen passt.

Warum sind Fristen im Vergabeverfahren so wichtig?

• Fristen bestimmen den zeitlichen Rahmen des gesamten Verfahrens. Bieter sollten deshalb alle relevanten Termine frühzeitig notieren und intern kommunizieren. Wird eine Frist verpasst, kann das Angebot unter Umständen nicht berücksichtigt werden.

Wann sollten Bieterfragen gestellt werden?

• Bieterfragen sollten gestellt werden, wenn Vergabeunterlagen unklar sind, Widersprüche enthalten oder Anforderungen unterschiedlich ausgelegt werden können. Wichtig ist, die Fragen möglichst früh, konkret und mit Bezug auf die jeweilige Stelle in den Unterlagen einzureichen.

Was sollten Bieter vor der Angebotsabgabe prüfen?

• Vor der Angebotsabgabe sollten Bieter kontrollieren, ob alle Unterlagen vollständig sind, Preise eingetragen wurden, Nachweise beigefügt sind und die geforderte Signatur vorhanden ist. Dann muss das Angebot fristgerecht über den vorgeschriebenen Weg eingereicht werden.

Quellen:

• § 6a VOB/A - Eignungsnachweise
• § 53 VgV - Form und Übermittlung der Interessensbekundungen, Interessensbestätigungen, Teilnahmeanträge und Angebote
• § 16 EU VOB/A - Ausschluss von Angeboten
• § 42 UVgO - Ausschluss von Teilnahmeanträgen und Angeboten
• § 57 VgV - Ausschluss von Interessensbekundungen, Interessensbestätigungen, Teilnahmeanträgen und Angeboten
• § 58 VgV -  Zuschlag und Zuschlagskriterien
• § 48 UVgO - Aufhebung von Vergabeverfahren
• § 63 VgV - Aufhebung von Vergabeverfahren