5 Fehler, die Bieter bei Lebenszykluskosten vermeiden sollten

Bei öffentlichen Ausschreibungen zählt nicht immer nur der Anschaffungspreis. Je nach Ausschreibung können auch weitere Kosten berücksichtigt werden, die während der Nutzung eines Produkts oder einer Leistung entstehen. Dazu gehören zum Beispiel Energieverbrauch, Wartung oder Kosten am Ende der Nutzungsdauer. Diese sogenannten Lebenszykluskosten können die Angebotswertung erheblich beeinflussen.

Für Bieter bedeutet das: Entscheidend ist nicht nur, welche Kosten ein Angebot insgesamt verursacht, sondern auch, wie die Vergabestelle diese Kosten berechnet und bewertet. Fehler entstehen vor allem dann, wenn Vorgaben übersehen, eigene Annahmen verwendet oder verlangte Angaben nicht nachvollziehbar dargestellt werden.

Was sind Lebenszykluskosten?

Der Anschaffungspreis zeigt nur, was ein Produkt oder eine Leistung beim Kauf kostet. Lebenszykluskosten gehen weiter. Sie können beispielsweise folgende Kosten umfassen:

• Energie- und Ressourcenverbrauch
• Wartungs- und Instandhaltungskosten
• Kosten am Ende der Nutzungsdauer, etwa für Entsorgung oder Recycling

Unter bestimmten Voraussetzungen können auch externe Umweltkosten einbezogen werden. Gemeint sind Umweltbelastungen, die mit dem Produkt oder der Leistung während des Lebenszyklus verbunden sind und sich in einen Geldwert umrechnen lassen. Dazu können beispielsweise Kosten durch Treibhausgasemissionen oder andere Schadstoffe gehören. Ob und wie solche Umweltkosten berücksichtigt werden, gibt die Vergabestelle über die verwendete Berechnungsmethode vor. 

Ein Beispiel: Ein Gerät kostet in der Anschaffung 4.000 Euro, ein vergleichbares Modell 4.500 Euro. Das zweite Gerät verbraucht jedoch weniger Strom und verursacht geringere Wartungskosten. Über mehrere Jahre kann es dadurch insgesamt günstiger sein. Genau solche Unterschiede können mit einer Lebenszykluskostenrechnung sichtbar gemacht werden.

Welche Kosten tatsächlich berücksichtigt werden, hängt von der jeweiligen Ausschreibung ab. Für Vergaben im Anwendungsbereich der Vergabeverordnung regelt § 59 VgV die Berechnung von Lebenszykluskosten. Nutzt der öffentliche Auftraggeber eine solche Berechnung, müssen die Berechnungsmethode und die von den Unternehmen zu übermittelnden Informationen aus der Bekanntmachung oder den Vergabeunterlagen hervorgehen. Für Bieter ist deshalb wichtig, nicht nur nach einer LCC-Tabelle zu suchen. Auch Zuschlagskriterien, Preisblätter und die Beschreibung der Wertungsmethode sollten genau geprüft werden.

Fehler 1: Nur den Anschaffungspreis kalkulieren

Was läuft falsch?

Ein Bieter konzentriert sich ausschließlich auf den Kaufpreis des angebotenen Produkts. Die Ausschreibung verlangt jedoch zusätzlich Angaben zu Energieverbrauch, Wartung oder anderen Folgekosten.

Warum ist das problematisch?

Eine Lebenszykluskostenrechnung kann Kosten aus mehreren Phasen der Nutzung berücksichtigen. Fehlen verlangte Kostenbestandteile, ist die Berechnung möglicherweise unvollständig. Je nach Art der fehlenden Angabe kann dies auch vergaberechtliche Folgen haben.
Ein besonders günstiger Anschaffungspreis hilft außerdem wenig, wenn das angebotene Produkt über die vorgesehene Nutzungsdauer hohe Betriebs- oder Wartungskosten verursacht.

Wie lässt sich der Fehler vermeiden?

Bieter sollten zunächst prüfen, welche Kostenarten die Vergabestelle ausdrücklich verlangt. Diese lassen sich beispielsweise in einer internen Prüfliste festhalten.
Wichtig ist auch die Gegenrichtung: Nicht jede denkbare Kostenart gehört automatisch in die Berechnung. Maßgeblich bleibt die Methode aus den Vergabeunterlagen.

Fehler 2: Mit einem eigenen Nutzungsszenario rechnen

Was läuft falsch?

Die Vergabestelle gibt beispielsweise eine Nutzungsdauer von fünf Jahren und 2.000 Betriebsstunden pro Jahr vor. Der Bieter hält diese Werte für unrealistisch und rechnet stattdessen mit eigenen Erfahrungswerten.

Warum ist das problematisch?

Damit Angebote miteinander verglichen werden können, müssen alle Bieter auf derselben Berechnungsgrundlage arbeiten.
Schon eine andere Nutzungsdauer oder eine andere Zahl an Betriebsstunden kann das Ergebnis deutlich verändern. Das gilt besonders für Energie-, Verbrauchs- und Wartungskosten.

Wie lässt sich der Fehler vermeiden?

Alle für die Berechnung vorgegebenen Werte sollten direkt aus den Vergabeunterlagen übernommen werden. Dazu können zum Beispiel Nutzungsdauer, Energiepreise oder Wartungsintervalle gehören.
Eigene Annahmen sollten nur dort verwendet werden, wo die Vergabeunterlagen dies ausdrücklich vorsehen oder einen eigenen Wert verlangen.

Fehler 3: Vorgaben im Formblatt oder in der Berechnung verändern

Was läuft falsch?

Ein Bieter löscht Pflichtfelder, verändert Einheiten oder passt eine vorgegebene Berechnungslogik an. Teilweise werden Angaben auch ausschließlich in einer eigenen Tabelle oder in einem Begleitschreiben gemacht, obwohl ein bestimmtes Formblatt auszufüllen ist.

Warum ist das problematisch?

Die Vergabestelle muss die Angebote anhand der angekündigten Methode auswerten können. Werden vorgegebene Strukturen oder Berechnungen verändert, kann die Vergleichbarkeit beeinträchtigt werden.
Hinzu kommt:

Werden durch Änderungen am Formblatt zugleich Vorgaben der Vergabeunterlagen verändert oder ergänzt, kann dies zum Ausschluss des Angebots führen.

Wie lässt sich der Fehler vermeiden?

Vorgegebene Formblätter sollten entsprechend den Anforderungen der Vergabestelle ausgefüllt werden. Besonders Pflichtfelder, Einheiten, Bezugszeiträume, Mengenansätze, Netto- oder Bruttoangaben, und vorgegebene Rechenformeln oder Berechnungsschritte sollten geprüft werden.

Fehler 4: Verbrauchs- und Wartungsdaten nicht nachvollziehbar angeben

Was läuft falsch?

Ein Verbrauchswert wird angegeben, ohne dass klar ist, auf welches Produkt oder welche Betriebsbedingung er sich bezieht. Oder es werden Wartungskosten genannt, ohne Wartungsintervall und Leistungsumfang eindeutig zuzuordnen.

Warum ist das problematisch?

Die Vergabestelle muss die verlangten Angaben dem angebotenen Produkt zuordnen und nach der vorgesehenen Methode verarbeiten können.
Sind die Werte nicht eindeutig nachvollziehbar, entstehen Fragen: Gilt der Verbrauchswert tatsächlich für das angebotene Modell? Welche Wartungsleistung ist im Preis enthalten? Handelt es sich um einen Herstellerwert, eine Schätzung oder eine vertraglich zugesicherte Eigenschaft?

Bei energieverbrauchsrelevanten Liefer- oder Dienstleistungen im Anwendungsbereich des § 67 VgV sind grundsätzlich konkrete Angaben zum Energieverbrauch zu fordern. Eine Ausnahme besteht, wenn sich die auf dem Markt angebotenen Produkte hinsichtlich ihres zulässigen Energieverbrauchs nur geringfügig unterscheiden. In geeigneten Fällen ist außerdem eine Analyse minimierter Lebenszykluskosten oder das Ergebnis einer vergleichbaren Methode zur Überprüfung der Wirtschaftlichkeit zu fordern. 

Wie lässt sich der Fehler vermeiden?

Angaben sollten eindeutig miteinander verknüpft werden. Dazu gehören beispielsweise die genaue Modellbezeichnung, ein technisches Datenblatt, Verbrauchswerte, Mess- oder Bezugsbedingungen, Wartungsintervalle sowie zugehörige Kosten.
Zudem sollten geforderte Nachweise vollständig beigefügt werden. Außerdem ist es sinnvoll, Herstellerangaben, eigene Schätzwerte und vertraglich zugesicherte Werte klar voneinander zu unterscheiden.

Fehler 5: Kosten versehentlich doppelt berücksichtigen

Was läuft falsch?

Ein bestimmter Bestandteil, zum Beispiel Wartungs- oder Umweltkosten, Garantieleistungen oder Annahmen zur Lebensdauer, wird an mehreren Stellen des Angebots angegeben und dadurch möglicherweise mehrfach in die Berechnung einbezogen.
Beispielsweise können Wartungskosten sowohl in einem Preisblatt als auch in einer LCC-Tabelle auftauchen. Das ist nicht automatisch falsch. Problematisch wird es erst dann, wenn dieselben Kosten entgegen der vorgesehenen Wertungslogik mehrfach addiert oder bewertet werden.

Warum ist das problematisch?

Mehrfach berücksichtigte Kosten können das Ergebnis der Lebenszykluskostenrechnung verfälschen.
Entscheidend ist deshalb nicht, ob eine Angabe an mehreren Stellen auftaucht. Entscheidend ist, wie die Vergabestelle diese Angaben nach dem bekannt gegebenen Wertungsmodell verwendet. 

Wie lässt sich der Fehler vermeiden?

Bieter sollten vor der Angebotsabgabe prüfen, welche Kosten an welcher Stelle angegeben werden und wie sie in die Wertung einfließen.
Ein Abgleich von Preisblatt, LCC-Formblatt und Zuschlagskriterien kann helfen, unbeabsichtigte Doppelungen zu erkennen.

Wann sollten Bieter eine Bieterfrage stellen?

Nicht jede Ausschreibung ist an allen Stellen eindeutig. Gerade bei Lebenszykluskosten können kleine Unklarheiten große Auswirkungen auf die Berechnung haben.
Eine Bieterfrage bietet sich beispielsweise an, wenn:

• die Nutzungsdauer nicht eindeutig angegeben ist,
• das Nutzungsszenario fehlt,
• Formblätter unterschiedliche Einheiten verwenden,
• eine Berechnungsformel unklar ist,
• nicht feststeht, welche Kosten berücksichtigt werden sollen,
• verlangte Nachweise nicht eindeutig beschrieben sind.

In solchen Fällen sollten Unternehmen nicht eigenständig eine Ersatzmethode entwickeln. Sinnvoller ist es, die Unklarheiten mit einer Bieterfrage zu klären. Die Frage sollte möglichst konkret benennen, welche Unterlage, Position oder Rechenvorgabe unklar ist. Außerdem sollte sie so früh wie möglich gestellt werden, sodass eine Antwort der Vergabestelle noch bei der Angebotsbearbeitung berücksichtigt werden kann.

Bieter-Check vor der Angebotsabgabe

Vor der Abgabe lohnt sich eine abschließende Kontrolle:

• Betrachtungszeitraum und Nutzungsszenario vollständig übernommen
• alle ausdrücklich geforderten Kostenarten berücksichtigt
• keine zusätzlichen, nicht vorgesehenen Kostenarten angesetzt
• Formblatt und Berechnungsmethode entsprechend den Vorgaben verwendet
• Einheiten, Bezugsgrößen und Preisbasis kontrolliert
• Verbrauchs- und Wartungswerte eindeutig dem angebotenen Modell zugeordnet
• geforderte Nachweise beigefügt
• mögliche Doppelansätze zwischen Preisblatt, LCC und weiteren Kriterien geprüft
• Rechenweg und Gesamtergebnis auf Plausibilität kontrolliert
• offene oder widersprüchliche Vorgaben rechtzeitig mit einer Bieterfrage adressiert

Vergleichbarkeit ist wichtiger als eine eigene Rechenlogik

Bei Lebenszykluskosten geht es für Bieter nicht darum, ein möglichst ausgefeiltes eigenes Rechenmodell zu entwickeln. Maßgeblich ist die Methode, die die Vergabestelle für die Ausschreibung vorgibt. Bieter sollten deshalb die vorgegebenen Annahmen und Rechenparameter konsequent übernehmen, verlangte Daten eindeutig zuordnen und geforderte Nachweise vollständig bereitstellen.

Gerade für Unternehmen, die erstmals mit Lebenszykluskosten arbeiten, hilft eine einfache Grundregel: Nicht selbst optimieren, sondern zuerst verstehen, wie die Vergabestelle rechnen will. Sind Vorgaben unklar oder widersprüchlich, sollte dies rechtzeitig mit einer Bieterfrage geklärt werden. So bleibt das Angebot mit den übrigen Angeboten vergleichbar und kann nach der angekündigten Wertungslogik beurteilt werden.

Fragen und Antworten (FAQs)

Was sind Lebenszykluskosten in der öffentlichen Beschaffung?

• Lebenszykluskosten umfassen nicht nur den Anschaffungspreis, sondern können auch Kosten für Nutzung, Energieverbrauch, Wartung und das Ende der Nutzungsdauer berücksichtigen. Je nach Ausschreibung können zusätzlich bestimmte Umweltfolgekosten einbezogen werden.

Warum sind Lebenszykluskosten für Bieter wichtig?

• Lebenszykluskosten können die Angebotswertung beeinflussen. Ein Produkt mit einem höheren Anschaffungspreis kann über die gesamte Nutzungsdauer wirtschaftlicher sein, wenn beispielsweise Energie- oder Wartungskosten niedriger ausfallen.

Welche Kosten gehören zu den Lebenszykluskosten?

• Zu den Lebenszykluskosten können unter anderem Anschaffungskosten, Energie- und Ressourcenverbrauch, Wartungskosten sowie Entsorgungs- oder Recyclingkosten gehören. Welche Kosten tatsächlich berücksichtigt werden, legt die jeweilige Ausschreibung fest.

Was sollten Bieter bei Lebenszykluskosten besonders beachten?

• Bieter sollten prüfen, welche Kostenarten verlangt werden, welche Nutzungsdauer und Verbrauchswerte gelten und welche Nachweise einzureichen sind. Unklare oder widersprüchliche Vorgaben sollten möglichst früh mit einer Bieterfrage geklärt werden.