Direktaufträge gewinnen: So kommen Bieter ins Blickfeld öffentlicher Auftraggeber

Direktaufträge lassen sich nicht verlässlich über eine klassische Ausschreibungsrecherche finden. Der entsprechende Bedarf wird häufig weder vorab veröffentlicht noch in einem förmlichen Wettbewerb bekannt gemacht. Wer ins Blickfeld öffentlicher Auftraggeber gelangen will, muss deshalb bereits auffindbar sein, bevor eine konkrete Beschaffung auf dem Schreibtisch der Vergabestelle liegt.

Der Direktauftrag ist kein reguläres Vergabeverfahren

Bei einem Direktauftrag beschafft der öffentliche Auftraggeber eine Leistung ohne förmliches Vergabeverfahren. Abhängig vom jeweils anwendbaren Regelwerk kann er dafür unmittelbar ein geeignetes Unternehmen auswählen und ein Angebot einholen. Haushaltsrechtliche Grundsätze wie Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit sowie interne Freigabe- und Dokumentationsvorgaben gelten nichtsdestotrotz weiterhin.

Für Liefer- und Dienstleistungen bildet regelmäßig § 14 UVgO den Ausgangspunkt, sofern die Unterschwellenvergabeordnung beim betreffenden Auftraggeber anwendbar ist. Bauleistungen richten sich im Unterschwellenbereich – soweit für den jeweiligen Auftraggeber anwendbar –grundsätzlich nach dem ersten Abschnitt der VOB/A. Welche Wertgrenzen für Direktaufträge 2026 tatsächlich gelten, hängt jedoch von Bund, Land, Kommune, Auftraggeberart, Beschaffungsgegenstand und teilweise von zeitlich befristeten Sonderregelungen ab.

Für Vergaben des Bundes enthält § 55 Abs. 2 BHO seit dem 1. Juli 2026 eine eigenständige Direktauftragsregelung. Danach sind Direktaufträge grundsätzlich bis zu einem voraussichtlichen Auftragswert von 50.000 Euro netto möglich. 

Davon zu unterscheiden sind Verhandlungsvergaben ohne Teilnahmewettbewerb und Verhandlungsverfahren ohne vorherige Bekanntmachung. Sie beruhen auf anderen Voraussetzungen und sind trotz der umgangssprachlich häufig verwendeten Bezeichnung „Direktvergabe“ keine Direktaufträge im engeren Sinne. Auch technische Alleinstellungen, besondere Dringlichkeit oder ausschließliche Rechte eröffnen nicht automatisch einen frei verfügbaren Beschaffungsweg.

Keine zufällige Vergabe bei Aufträgen ohne Bekanntmachung

Beschaffungsstellen wählen Lieferanten nicht allein nach persönlicher Bekanntheit aus. Vor einer Beauftragung können beispielsweise bestehende Lieferantenlisten, frühere Vertragsbeziehungen, Internetauftritte, Empfehlungen anderer Behörden oder Ergebnisse einer Markterkundung herangezogen werden. Auch Fachabteilungen liefern häufig Hinweise darauf, welche Unternehmen eine benötigte Leistung kurzfristig und zuverlässig erbringen können.

Nach § 14 UVgO soll zwischen den beauftragten Unternehmen grundsätzlich gewechselt werden, soweit die Vorschrift in dieser Form anwendbar ist. Das Rotationsprinzip vermittelt keinem Betrieb einen Anspruch auf Berücksichtigung, soll aber eine dauerhafte Verengung auf denselben Anbieter vermeiden. Für bislang unbekannte Anbieter entsteht dadurch eine reale Chance – vorausgesetzt, sie sind im entscheidenden Moment als geeignet und verfügbar erkennbar.

Auffindbarkeit beginnt bei der Sprache der Beschaffungsstelle

Öffentliche Auftraggeber suchen selten nach Werbeaussagen, sondern nach konkret beschriebenen Leistungen. Eine Website, auf der nur von „ganzheitlichen Lösungen“, „innovativen Konzepten“ oder „individueller Beratung“ die Rede ist, hilft bei einer Marktrecherche kaum. Präzise Leistungsbegriffe jedoch erhöhen die Auffindbarkeit. Die einschlägigen CPV-Bezeichnungen können außerdem helfen, die eigene Leistung in der Sprache öffentlicher Beschaffung einzuordnen. 

Erfolgreiches Vergabemarketing für Unternehmen unterscheidet sich deshalb deutlich vom klassischen Vertriebsmarketing. Im Mittelpunkt stehen überprüfbare Leistungsmerkmale und die Frage, ob der Anbieter einen öffentlichen Bedarf ohne langwierige Klärung decken kann. Der Internetauftritt sollte erkennen lassen, welche Leistungen aus einer Hand erbracht werden, in welchem Gebiet Einsätze möglich sind und welche Liefer- oder Ausführungsfristen realistisch sind.

Besonders hilfreich ist ein kompaktes Bieterprofil mit Informationen, die eine Beschaffungsstelle unmittelbar einordnen kann:

• genaue Leistungsfelder und Produktgruppen,
• regionale Verfügbarkeit, Kapazitäten und typische Lieferzeiten,
• einschlägige Referenzen, möglichst mit vergleichbarem Leistungsumfang,
• Zertifikate, Präqualifikationen und erforderliche Zulassungen,
• feste Ansprechpersonen für fachliche und kaufmännische Fragen,

Ein solches Profil ersetzt keine Eignungsprüfung. Es senkt jedoch den Rechercheaufwand und verhindert, dass ein grundsätzlich geeigneter Anbieter wegen unklarer Angaben aussortiert wird. Gerade bei kleineren Bedarfen kann es deshalb hilfreich sein, wenn sich die Leistungsfähigkeit eines Unternehmens mit vertretbarem Aufwand verifizieren lässt.

Lieferantenverzeichnisse sind nur ein Baustein

Ein Lieferantenverzeichnis öffentlicher Auftraggeber kann eine wichtige Informationsquelle für Beschaffungsstellen sein. Allerdings führt nicht jede Behörde eine offene Datenbank, und nicht jede Registrierung wird dauerhaft aktuell gehalten. Unternehmen müssen daher prüfen, welche Auftraggeber eigene Lieferantenportale, Bewerberdateien oder Fachbereichslisten verwenden und welche Nachweise für eine Aufnahme erforderlich sind.

Daneben kommen Präqualifikationssysteme und amtliche Verzeichnisse in Betracht. Sie können den Nachweis bestimmter Eignungsmerkmale erleichtern, ersetzen aber weder die konkrete Angebotsprüfung noch die Entscheidung des Auftraggebers über den einzubeziehenden Anbieterkreis. Eine bloße Eintragung garantiert folglich keine Angebotsanfrage.

Relevant sind außerdem bereits veröffentlichte Ausschreibungen, auch wenn der jeweilige Auftrag nicht zum eigenen Profil passt oder inzwischen vergeben wurde. Leistungsbeschreibungen zeigen, welche Begriffe die Verwaltung verwendet, welche Fachstelle zuständig ist und welche Anforderungen wiederkehrend auftreten. Veröffentlichte Zuschlags- oder Ex-post-Informationen können zusätzlich Hinweise auf Beschaffungsrhythmen und typische Auftragsgrößen liefern, soweit solche Informationen nach dem anwendbaren Regelwerk bereitgestellt werden.

Der richtige Zeitpunkt für die Kontaktaufnahme

Wer Direktaufträge gewinnen möchte, sollte sich nicht erst melden, wenn ein konkreter Bedarf intern bereits einem Anbieter zugeordnet wurde. Sachliche Unternehmensinformationen sind besonders sinnvoll, wenn Haushaltsplanungen, Vertragsabläufe, saisonaler Bedarf oder organisatorische Veränderungen eine künftige Beschaffung erwarten lassen. Der Kontakt sollte dabei fachbezogen, knapp und nachvollziehbar bleiben.

Neben der zentralen Vergabestelle sind häufig Bauämter, IT-Abteilungen, Liegenschaftsverwaltungen, Schulen, Betriebshöfe oder andere Bedarfsträger in die Marktrecherche eingebunden. Eine sachliche Ansprache solcher Fachstellen außerhalb laufender Vergabeverfahren kann grundsätzlich zulässig sein, solange sie der neutralen Leistungsinformation dient. Unzulässig oder zumindest riskant wird sie, wenn laufende Verfahren beeinflusst, vertrauliche Informationen erfragt oder Leistungsbeschreibungen gezielt auf das eigene Produkt zugeschnitten werden sollen.

Markterkundungen sind vergaberechtlich grundsätzlich zulässig. Auftraggeber dürfen sich vor Einleitung einer Beschaffung über technische Lösungen, Marktpreise und verfügbare Anbieter informieren. Unternehmen können dabei sachliche Produktinformationen, unverbindliche Preisindikationen oder Hinweise auf marktübliche Leistungsmodelle liefern, ohne dass daraus eine spätere Bevorzugung entstehen darf. Professionelle Sichtbarkeit entsteht durch belastbare Informationen, nicht durch informelle Nähe.

Kleine Beschaffungen verlangen besonders klare Angebote

Bei einem Direktauftrag soll der administrative Aufwand in einem angemessenen Verhältnis zum Auftragswert bleiben. Ein Angebot, das mehrere Rückfragen auslöst, unklare Nebenkosten enthält oder keine belastbare Lieferfrist nennt, verliert daher schnell gegenüber einer eindeutig kalkulierten Alternative. Der niedrigste Einzelpreis ist dabei nicht zwingend allein maßgeblich. Für den Auftraggeber bleiben insbesondere die jeweils geltenden Anforderungen an Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit relevant.

Ein direkt verwertbares Angebot sollte den Leistungsumfang eindeutig abgrenzen sowie Netto- und Bruttopreise ausweisen. Zudem sollten Bindefristen, Liefer- oder Ausführungszeiten, Zahlungsbedingungen und ein klarer Ansprechpartner benannt werden. Auch die operative Anschlussfähigkeit zählt. Bieter, die elektronische Bestellungen verarbeiten, strukturierte Rechnungsdaten liefern und die geforderten Nachweise kurzfristig vorlegen können, reduzieren den Aufwand auf Auftraggeberseite.

Gerade bei standardisierten Leistungen kann diese administrative Verlässlichkeit die Prüfung und spätere Abwicklung erleichtern.

Referenzen müssen den öffentlichen Bedarf übersetzen

Öffentliche Referenzen sind hilfreich, aber nicht zwingend die einzigen überzeugenden Nachweise. Auch Aufträge aus der Privatwirtschaft können geeignet sein, wenn Umfang, technische Anforderungen, Reaktionszeiten oder organisatorische Rahmenbedingungen vergleichbar sind. Hierbei ist es aussagekräftiger, anstatt einer bloßen Kundenliste eine kurze Darstellung von Aufgabe, Größenordnung, Leistungszeitraum und Ergebnis bereitzustellen. 

Wer bei öffentlichen Auftraggebern bekannt werden will, sollte Referenzen außerdem nach Leistungsfeldern ordnen. Eine große Zahl fachfremder Projekte erschwert die Bewertung, während zwei oder drei präzise vergleichbare Fälle die Eignung schnell erkennbar machen. Vertrauliche Kundendaten dürfen dabei nur im rechtlich zulässigen und vertraglich vereinbarten Umfang verwendet werden.

Sichtbarkeit schafft eine Chance, aber keinen Anspruch

Bieter gewinnen Direktaufträge vor allem dann, wenn drei Faktoren zusammenkommen: Der Auftraggeber kennt oder findet sie, ihre Eignung lässt sich schnell beurteilen und ihr Angebot verursacht keinen unverhältnismäßigen Beschaffungsaufwand. Ein gepflegtes Leistungsprofil, präzise Referenzen und verlässliche kaufmännische Abläufe sind deshalb wirkungsvoller als breit gestreute Werbebotschaften.

Die Auswahlentscheidung bleibt beim öffentlichen Auftraggeber. Wertgrenzen, Haushaltsrecht, Rotation, interne Zuständigkeiten und mögliche Wettbewerbsanforderungen begrenzen seinen Spielraum. Strategisch sinnvoll ist daher keine Fixierung auf einzelne Beschaffungsstellen, sondern eine dauerhaft nachvollziehbare Marktpräsenz, die auch bei wechselnden Zuständigkeiten Bestand hat.

Rechtsstand: 20.08.2026