Vergabevermerk

Der Vergabevermerk ist ein wesentliches Dokument in der öffentlichen Auftragsvergabe. Es handelt sich um eine schriftliche Dokumentation, die den gesamten Ablauf eines Vergabeverfahrens von Anfang bis Ende nachvollziehbar festhält. In ihm werden sämtliche Schritte, Entscheidungen und Begründungen, die im Rahmen des Verfahrens getroffen wurden, detailliert erfasst.

Zweck und Bedeutung des Vergabevermerks

Der Hauptzweck des Vergabevermerks liegt in der Gewährleistung von Transparenz und Nachvollziehbarkeit. Er ermöglicht es, die Entscheidungsfindung im Vergabeprozess zu verstehen und dient als Schutz gegen Korruption. Indem alle relevanten Informationen und Entscheidungsgründe dokumentiert werden, bietet der Vergabevermerk eine klare Basis für die Überprüfung der Rechtmäßigkeit und Angemessenheit des Verfahrens.

Mindestangaben und rechtliche Vorgaben

Laut § 126b des Bürgerlichen Gesetzbuches (BGB) ist die Dokumentation des Vergabeverfahrens in Textform erforderlich. § 8 der Vergabeverordnung (VgV) legt fest, welche Angaben der Vergabevermerk mindestens enthalten muss. Dazu zählen unter anderem der Name und die Anschrift des Auftraggebers, der Gegenstand und der Wert des Auftrags, Namen aller berücksichtigten Bieter mit Begründungen für die Auswahl oder Nichtauswahl, sowie Erklärungen für die Ablehnung ungewöhnlich niedriger Angebote.

Inhalte und Ablaufdokumentation

Der Vergabevermerk dokumentiert den gesamten Prozess der Vergabe, beginnend mit der Vorbereitung der Auftragsbekanntmachung und der Erstellung der Vergabeunterlagen, über die Angebotsabgabe und -öffnung, bis hin zu den Verhandlungen, Auswahlentscheidungen und der Zuschlagserteilung. Jeder dieser Schritte wird detailliert und mit Begründungen festgehalten, um ein klares Bild des Verfahrens zu zeichnen.

Bedeutung für den Rechtsschutz

Der Vergabevermerk ist insbesondere für den Rechtsschutz von Unternehmen von Bedeutung. Die Dokumentation ermöglicht es, die Rechtmäßigkeit des Verfahrens zu überprüfen, wobei nicht dokumentierte Vorgänge als nicht stattgefunden gelten. Eine fehlende oder fehlerhafte Dokumentation kann zu Lasten des Auftraggebers gehen, unter bestimmten Umständen kann die Dokumentation jedoch im Nachprüfungsverfahren nachgebessert werden.

Anwendung im EU-Kontext

Für EU-weite Vergabeverfahren sind die Anforderungen an den Vergabevermerk in § 8 Abs. 2 der Vergabeverordnung (VgV) detailliert geregelt. Hierzu gehören spezifische Angaben zum Auftraggeber, zum Auftrag, zu den berücksichtigten Unternehmen sowie die Gründe für deren Auswahl oder Ablehnung.

Erstellung und Praxis des Vergabevermerks

Bei der Erstellung des Vergabevermerks ist das Prinzip der Transparenz leitend. Der Vermerk sollte so abgefasst sein, dass Dritte, insbesondere nicht berücksichtigte Bieter, den Ablauf des Verfahrens und die Entscheidungen des Auftraggebers nachvollziehen können. Alle relevanten Umstände und Überlegungen des Auftraggebers sind vollständig und wahrheitsgetreu zu dokumentieren. Standardisierte Formulare und Vorlagen können hierbei eine wichtige Unterstützung bieten.

Fazit

Der Vergabevermerk ist ein unverzichtbares Instrument im öffentlichen Vergabewesen. Er dient der Sicherstellung von Transparenz, der Nachvollziehbarkeit von Entscheidungen und der Einhaltung rechtsstaatlicher Prinzipien im Vergabeprozess.