Vergabeakten

Vergabeakten sind eine umfassende Dokumentation aller Vorgänge, die im Rahmen eines Ausschreibungs- und Vergabeverfahrens durch öffentliche Auftraggeber erfolgen. Ihre Erstellung und Pflege ist rechtlich vorgeschrieben, um die Transparenz und Rechtmäßigkeit des Vergabeprozesses zu gewährleisten. Dieses Erfordernis wird unter anderem im § 97 Abs. 1 des Gesetzes gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB) sowie in verschiedenen Vergabeordnungen wie der VOB/A und VgV dargelegt.

Inhalt und Umfang der Vergabeakten

Die Vergabeakten beinhalten sämtliche Schritte und Entscheidungen, die im Laufe des Vergabeverfahrens getroffen werden. Dazu zählen:

  1. Kommunikation mit Unternehmen: Dies umfasst jeglichen Schriftverkehr zwischen dem Auftraggeber und potenziellen Bietern.
  2. Vorbereitung der Auftragsbekanntmachung: Alle Unterlagen, die bei der Erstellung der Bekanntmachung relevant sind.
  3. Angebotsöffnungen und Teilnahmeanträge: Dokumentation der Öffnung und Prüfung eingereichter Angebote und Anträge.
  4. Verhandlungen und Gespräche: Protokolle von Verhandlungen und Besprechungen mit teilnehmenden Unternehmen.
  5. Entscheidungsgrundlagen: Begründungen für Auswahlentscheidungen, die Zuschlagserteilung und eventuelle Ablehnungen von Angeboten.
Dokumentationspflicht des Auftraggebers

Öffentliche Auftraggeber sind verpflichtet, die Dokumentation frühzeitig zu beginnen und sie während des gesamten Ausschreibungsprozesses fortlaufend zu ergänzen. Die Vergabeakten müssen alle relevanten Informationen enthalten, die die Wahl des Vergabeverfahrens, den Auftragswert und die Entscheidung für oder gegen eine Losvergabe begründen.

Rechtliche Bedeutung und Anspruch der Bieter

Bieter haben das Recht, dass alle wesentlichen Schritte und Entscheidungen schriftlich festgehalten werden. Dies dient dem Schutz ihrer Interessen und ermöglicht im Bedarfsfall eine Nachprüfung des Vergabeverfahrens durch die Vergabekammer oder andere rechtliche Instanzen.

Aufbewahrung und Einsichtnahme

Vergabeakten sind gemäß den Vorgaben des GWB und der VgV zu führen und aufzubewahren. Bieter und andere beteiligte Parteien können unter bestimmten Voraussetzungen Einsicht in die Vergabeakte verlangen, um die Einhaltung der vergaberechtlichen Vorschriften zu überprüfen.

Schlussfolgerung

Die Vergabeakten sind ein wesentlicher Bestandteil des öffentlichen Vergabewesens und dienen der Sicherstellung von Transparenz, Fairness und Rechtmäßigkeit im Vergabeprozess. Sie ermöglichen eine genaue Nachverfolgung aller Entscheidungen und Maßnahmen und tragen damit zu einem ordnungsgemäßen und nachvollziehbaren Vergabeverfahren bei.