Kostenschätzung

Die Kostenschätzung ist ein essentieller Schritt, den öffentliche Auftraggeber:innen vor der Initiierung eines Vergabeverfahrens durchführen müssen. Sie dient dazu, den finanziellen Rahmen und die Realisierbarkeit des Projekts zu evaluieren. Zudem ist sie entscheidend für die Auswahl der richtigen Vergabeart – national oder europaweit.

Durchführung der Kostenschätzung

• Basis der Schätzung: Es wird der gesamte voraussichtliche Wert der geforderten Leistung ohne Umsatzsteuer zugrunde gelegt.
• Einbeziehung von Optionen: Zu berücksichtigen sind alle möglichen Vertragsverlängerungen und Optionen sowie eventuelle Prämien und Zahlungen an Bieter.
• Zeitpunkt der Schätzung: Maßgeblich ist der Tag, an dem die Ausschreibung veröffentlicht oder das Vergabeverfahren auf andere Weise eingeleitet wird.

Methodik und Regeln

• Realistischer Bedarf: Die Schätzung soll auf einem realistischen Bedarf basieren und sich an marktüblichen Preisen orientieren.
• Umgehungsverbot: Eine künstliche Aufteilung des Auftrags, um Vorschriften zu umgehen, ist nicht zulässig. Eine Aufteilung muss auf objektiven Gründen beruhen.
• Schätzungsgrundlagen: Mögliche Quellen für die Kostenschätzung sind frühere eigene Ausschreibungen, Erfahrungswerte anderer Auftraggeber:innen, anonyme Markterkundungen oder Anfragen bei Großhändler:innen.

Bedeutung im Vergabeverfahren

• Auswahl der Vergabeart: Die Kostenschätzung entscheidet, ob eine nationale Ausschreibung im Unterschwellenbereich oder eine europaweite Ausschreibung im Oberschwellenbereich durchgeführt wird.
• Aufhebung des Verfahrens: Eine ordnungsgemäße Schätzung ist entscheidend dafür, ob ein Vergabeverfahren aufgrund von Angeboten, die signifikant über dem geschätzten Preis liegen, aufgehoben werden darf.

Rechtlicher Rahmen

Vergabeverordnung (VgV): Die VgV liefert die rechtlichen Grundlagen für die Kostenschätzung und setzt den Rahmen für die Methodik und die zu berücksichtigenden Aspekte.