Elektronische Angebotsabgabe

Die elektronische Angebotsabgabe, auch als digitale Submission bekannt, ist ein Verfahren, bei dem Bieter ihre Angebote für öffentliche Aufträge digital über spezielle Plattformen oder Systeme an die ausschreibende Stelle übermitteln. Seit dem 18. Oktober 2018 ist diese Art der Angebotsabgabe in der EU für Aufträge über den EU-Schwellenwerten obligatorisch.

Prozess und Ablauf

• Angebotserstellung: Die Bieter nutzen spezielle Softwarelösungen, um ihre Angebote zu erstellen und zu kalkulieren.
• Übermittlung: Das Angebot wird elektronisch signiert und über eine sichere elektronische Verbindung an die ausschreibende Stelle gesendet.
• Fristwahrung: Wichtig ist die Einhaltung der Angebotsfrist – das Angebot muss vor deren Ablauf eingereicht werden.

Vorteile der elektronischen Angebotsabgabe

• Effizienz: Zeitersparnis durch Wegfall postalischer Wege und schnellerer Zugriff auf Unterlagen.
• Transparenz: Geringeres Risiko von Übertragungsfehlern und bessere Nachvollziehbarkeit des Verfahrens.
• Datenschutz: Verschlüsselte Übertragung und sichere Aufbewahrung der Angebote bis zum Submissionstermin.
• Flexibilität: Möglichkeit zur Änderung des Angebots bis zum Ablauf der Angebotsfrist.

Sicherheitsaspekte

• Verschlüsselung: Einsatz moderner Verschlüsselungsverfahren zur Sicherung der Datenübertragung.
• Datenschutz: Gewährleistung, dass Angebote bis zum Submissionstermin geschützt und unzugänglich sind.

Softwareunterstützung

• Verschiedene Softwarelösungen, wie das Bietercockpit, sind verfügbar, um den Prozess der Angebotserstellung und -übermittlung zu unterstützen.
• Diese Softwarelösungen bieten Funktionen wie das Herunterladen und Bearbeiten von Vergabeunterlagen und das sichere Versenden der Angebote.

Wichtig für Bieter

• Das Bewusstsein für die Einhaltung von Fristen und die ordnungsgemäße Nutzung der bereitgestellten Technologien ist entscheidend.
• Eine frühzeitige Auseinandersetzung mit den technischen Anforderungen und Vorbereitungen ist empfehlenswert, um formale Fehler zu vermeiden.

Schlussfolgerung

Die elektronische Angebotsabgabe stellt im modernen Vergabeprozess einen wichtigen Schritt dar, der Effizienz und Fairness im Wettbewerb fördert. Sie erleichtert den Prozess sowohl für Bieter als auch für die ausschreibenden Stellen und trägt zu einem transparenteren und sichereren Vergabeverfahren bei.