eForms

eForms sind elektronische Standardformulare, die in der Europäischen Union für die Veröffentlichung von Bekanntmachungen zu öffentlichen Vergabeverfahren verwendet werden. Sie ersetzen die bisherigen EU-Standardformulare, die auf Papierformularen basierten, und stellen einen bedeutenden Schritt in der Digitalisierung und Vereinheitlichung des öffentlichen Beschaffungswesens dar. eForms bieten flexible Datenfelder, die sowohl auf nationale Besonderheiten angepasst als auch in unterschiedliche nationale Vergabeplattformen integriert werden können.

Innovative Aspekte von eForms

Im Gegensatz zu den älteren, PDF-basierten Standardformularen, die als geschlossene Dokumente gehandhabt wurden, setzen sich eForms aus individuell ausgefüllten Datenfeldern zusammen. Insgesamt 282 solcher Datenfelder, die in 45 Kategorien unterteilt sind, ermöglichen die Erstellung von 40 unterschiedlichen Bekanntmachungsformaten. Diese Flexibilität soll die Nutzung europaweit vereinheitlichen und gleichzeitig Raum für nationale Regelungen und optionale Anpassungen bieten.

Ziele und Vorteile der eForms

Das Hauptziel von eForms ist es, Unternehmen die Suche nach relevanten Ausschreibungen zu erleichtern und den Verwaltungsaufwand zu reduzieren. Sie sollen datenbasierte Entscheidungen über öffentliche Ausgaben ermöglichen und die Transparenz gegenüber den Bürgern erhöhen. Von der EU werden eForms als zentraler Bestandteil der digitalen Transformation im Bereich der öffentlichen Auftragsvergabe angesehen.

Rechtliche Grundlagen und Verpflichtende Einführung

Die Einführung von eForms basiert auf der Durchführungsverordnung (EU) 2019/1780, die am 25. Oktober 2023 in Kraft tritt und die bisherige Durchführungsverordnung (EU) 2015/1986 ersetzt. Ab diesem Zeitpunkt sind eForms verpflichtend für EU-weite Vergabeverfahren zu nutzen.

Deutsche Perspektive und Implementierung

In Deutschland wird die Einführung von eForms durch eine Bund-Länder-Kooperation vorangetrieben, wobei das Bundesministerium für Wirtschaft und Klimaschutz eine führende Rolle spielt. eForms sind Teil des geplanten Betriebskonzepts XStandards Einkauf (XSE) und werden durch ein eigenes Expertengremium betreut. Die Einführung von eForms wird auch für Vergabeverfahren unterhalb der EU-Schwellenwerte angestrebt, um die Transparenz und Effizienz der Beschaffungsprozesse zu steigern.

Übergangsphase und zukünftige Anwendung

Seit November 2022 können öffentliche Auftraggeber eForms freiwillig nutzen. Mit der verpflichtenden Einführung ab dem 25. Oktober 2023 wird ein bedeutender Schritt in der digitalen Transformation der öffentlichen Beschaffung in der EU vollzogen. Bis zum Stichtag werden auf dem TED-Portal sowohl die aktuellen TED-Schemata als auch die neuen eForms-Bekanntmachungen angezeigt. Nach diesem Datum wird das Amt für Veröffentlichungen nur noch eForms-Bekanntmachungen akzeptieren.