Beschaffungsvorgang

Der Beschaffungsvorgang bezeichnet den Prozess des Einkaufs von Waren und Dienstleistungen, der notwendig ist, um die Bedürfnisse eines Unternehmens oder einer öffentlichen Einrichtung zu decken. Dies umfasst die Bereitstellung von Materialien, Dienstleistungen und Kapital in der benötigten Menge und Qualität, zum passenden Zeitpunkt und am richtigen Ort.

Prozessschritte

Der Beschaffungsvorgang kann in mehrere Schritte unterteilt werden, die sicherstellen, dass alle Anforderungen effizient und effektiv erfüllt werden:

  1. Bedarfsermittlung: Feststellung, welche Güter und Dienstleistungen erforderlich sind.
  2. Bestandskontrolle: Vergleich des aktuellen Bestands mit dem Soll-Bestand.
  3. Budgetfreigabe: Prüfung und Genehmigung geplanter Bestellungen durch die verantwortliche Kostenstelle.
  4. Lieferantenauswahl: Auswahl von Lieferanten durch Einholung, Prüfung und Vergleich von Angeboten.
  5. Bestellung: Erteilung der Bestellung auf Basis eines Angebots oder nach Erhalt einer Bestellbestätigung bei freibleibenden Angeboten.
  6. Bestellüberwachung: Überwachung der Lieferfristen und Prüfung auf eventuelle Falschlieferungen.
  7. Wareneingang: Dokumentation des Wareneingangs und Überprüfung auf Mängel, gegebenenfalls Reklamation.
  8. Rechnungsprüfung: Überprüfung der Rechnung durch die Buchhaltung auf Übereinstimmung mit Bestellung und Lieferschein.
  9. Zahlung: Freigabe und Durchführung der Zahlung nach Genehmigung der Rechnung.
Zentrale Beschaffung und Nachhaltigkeit

In vielen Organisationen wird der Beschaffungsvorgang zentralisiert, um Effizienz und Kontrolle zu verbessern. Hierbei werden feste Zuständigkeiten für unterschiedliche Arten von Ausschreibungen, wie Bau-, Liefer- und Dienstleistungsausschreibungen, festgelegt. Zunehmend spielen auch Aspekte der nachhaltigen Beschaffung eine wichtige Rolle.

Einkauf als Schlüsselfunktion

Die Organisation und Durchführung aller erforderlichen Beschaffungen ist eine Hauptaufgabe des Einkaufs, wobei der gesamte Prozess darauf ausgerichtet ist, die betrieblichen Anforderungen optimal zu erfüllen.