Bedarfsermittlung

Bedarfsermittlung, auch als Bedarfserhebung bekannt, ist der Prozess, durch den öffentliche Auftraggeber den Bedarf für eine bestimmte Dienstleistung, Bauleistung oder ein Produkt genau festlegen. Dieser Schritt ist entscheidend, um das Vergabeverfahren einzuleiten und effektiv durchzuführen.

Verfahren und Zweck

Der Prozess beginnt mit der genauen Definition des Bedarfsgegenstandes. Die Auftraggeber legen fest, welche spezifischen Leistungen oder Produkte benötigt werden und wie diese beschafft werden sollen. Ziel der Bedarfsermittlung ist es, eine detaillierte und präzise Ausschreibungsgrundlage zu schaffen, auf der Bieter ihre Angebote basieren können.

Schritte der Bedarfsermittlung
  1. Definition des Bedarfsgegenstands: Festlegung der spezifischen Anforderungen an die Leistung oder das Produkt.
  2. Beschaffungsart: Entscheidung, ob der Bedarf als Gesamtleistung oder in Teillosen vergeben wird.
  3. Kostenabschätzung: Ermittlung der Investitions- und Folgekosten sowie Klärung der Finanzierung.
  4. Rechtliche Rahmenbedingungen: Überprüfung der rechtlichen Vorgaben in Bezug auf den Auftragsgegenstand.
  5. Bewertungs- und Auswahlkriterien: Festlegung der Kriterien für die Bewertung und Auswahl der Angebote.
Rechtliche Aspekte

Gemäß § 9 Nr. 5 Abs. 1 VOB/A dürfen spezifische Erzeugnisse, Verfahren, Bezugsquellen oder Ursprungsorte nur dann explizit vorgeschrieben werden, wenn dies durch die Art der Leistung gerechtfertigt ist. Dabei darf keine Bevorzugung oder Ausschluss von Unternehmen aufgrund technischer Spezifikationen erfolgen, was den Gleichbehandlungsgrundsatz unterstützt.

Wichtige Überlegungen
  • Klare Definition des Bedarfsgegenstandes.
  • Legitime Festlegung spezifischer Anforderungen.
  • Gewährleistung der Einhaltung rechtlicher Rahmenbedingungen.
  • Angemessene Schätzung von Kosten und Finanzierung.

Insgesamt bildet die Bedarfsermittlung die Grundlage jeder erfolgreichen Ausschreibung und ist entscheidend für die Realisierung eines Projektes, indem sie sicherstellt, dass der Bedarf präzise definiert und rechtlich abgesichert ist.