Ausschreibungsmanagement

Ausschreibungsmanagement bezieht sich auf den gesamten Prozess der Planung, Organisation und Durchführung von Ausschreibungen. Es umfasst die strategische Vorbereitung, die Veröffentlichung, die Sammlung und Bewertung von Angeboten sowie die abschließende Vertragsverhandlung und Projektbetreuung. Dieser Prozess ist auch als Tendermanagement bekannt.

Komplexität und Aufgabenbereiche

Ausschreibungsmanagement ist ein komplexer Vorgang, der eine detaillierte Planung und Koordination erfordert. In der Regel wird dieser Prozess von einem spezialisierten Ausschreibungsmanager oder einer Managerin überwacht. Zu den Hauptaufgaben gehören:

  • Die Erarbeitung der Ausschreibungsanforderungen in Zusammenarbeit mit dem Auftraggeber.
  • Die Erstellung der Ausschreibungsunterlagen.
  • Die Koordination der Veröffentlichung der Ausschreibung.
  • Das Sammeln und Bewerten der eingehenden Angebote.
  • Die Kommunikation mit den Bietern und die Durchführung von Vertragsverhandlungen.
  • Die Überwachung des Projekts nach Vertragsabschluss und die Evaluierung des Ausschreibungsprozesses.
Phasen des Ausschreibungsmanagements

Das Ausschreibungsmanagement lässt sich in vier Hauptphasen gliedern:

  1. Vorbereitungsphase: Festlegung der Anforderungen und Planung der Ausschreibung.
  2. Planungsphase: Erstellung der Rahmenbedingungen, Vergabearten und Bewertungskriterien.
  3. Durchführungsphase: Veröffentlichung der Ausschreibung, Sammlung und Bewertung der Angebote sowie Verhandlungen.
  4. Abschlussphase: Projektbetreuung nach Vertragsabschluss und Prozessevaluation.
Anwendungsgebiete und Branchen

Ausschreibungsmanagement wird in verschiedenen Branchen eingesetzt, darunter im Bauwesen, in der Logistik, bei Liefer- und Dienstleistungen sowie in der Softwareentwicklung. Es ist sowohl im privaten als auch im öffentlichen Sektor von Bedeutung.

Anforderungen und Fähigkeiten

Erfolgreiches Ausschreibungsmanagement erfordert sorgfältige Planung, gutes Zeitmanagement und ein breites Fachwissen. Kommunikationsfähigkeit ist ebenso wichtig, da häufig die Koordination mit externen Partnern und Vertragspartnern notwendig ist.

Unterstützende Technologien

Spezialisierte Softwarelösungen können das Ausschreibungsmanagement erheblich unterstützen, insbesondere bei der elektronischen Vergabe (eVergabe). Solche Systeme ermöglichen eine effiziente Kommunikation, die Sammlung und Bewertung von Angeboten sowie den Vergleich verschiedener Offerten.