Viel Hilft viel.

Dieser Artikel wurde aus unserem Magazin SUPPLY entnommen.

Marktansprache als Instrument zur Erweiterung des Bieterkreises

1. Das Dilemma

Auftraggeber erleben zunehmend, dass in Vergabeverfahren nur wenige Angebote eingehen. Dies gefährdet die Wirtschaftlichkeit, da der schwache Bieterwettbewerb zu hohen Preisen bei nur mäßiger Qualität führt. Eine Ursache liegt neben der Förmlichkeit von Vergabeverfahren oft darin, dass Auftraggeber zu wenig in die Vorbereitung des Vergabeverfahrens und die Kommunikation mit dem Markt investieren.

2. Die Lösung: Marktansprache im Vorfeld des Vergabeverfahrens

Die beschaffungsbezogene Auseinandersetzung mit dem Markt kann mehr Wettbewerb schaffen. Eine breite und gezielte Marktansprache bietet stärker als eine bloße Marktrecherche die echte Chance, den Bieterkreis zu erweitern.

Eine Marktansprache sollte mehr sein als eine bloße Marketingmaßnahme.

Die Marktansprache kann der Auftraggeber nämlich darüber hinaus als probates Mittel ausgestalten, den vorgesehenen Auftragsgegenstand mit dem Markt zu verproben und zu reflektieren. Dadurch kann sich der Auftraggeber fehlende Informationen, innovative und alternative Ansätze sowie marktgerechte Anforderungen an die Leistungserbringung beschaffen, um die Leistungsanforderungen weiterzuentwickeln.

3. Darf man nicht? Stimmt nicht.

Es ist ein weit verbreiteter Irrtum der Auftraggeber, dass der Austausch und die Kommunikation mit Unternehmen im Vorfeld eines Vergabeverfahrens verboten seien.
Vor dem Hintergrund der strengen Förmlichkeit von Vergabeverfahren haben Auftraggeber oftmals „Berührungsängste“, im Vorfeld der Auftragsvergabe Wege zu beschreiten, die im Detail nicht vom Gesetzgeber ausgestaltet worden sind. Doch ein Umdenken lohnt sich. Die Zulässigkeit der Marktkonsultation im Vorfeld von Vergabeverfahren bestätigt der Gesetzgeber ausdrücklich in § 28 VgV. Die Markterkundung ist dabei ein Kommunikationsinstrument, das sowohl Auftraggebern als auch Unternehmen erlaubt, Informationen über Inhalte einer Auftragsvergabe vor Beginn eines förmlichen Beschaffungsverfahrens einzuholen und sich gegenseitig auszutauschen. Der Gesetzgeber macht zum konkreten Ablauf und zur Ausgestaltung der Markterkundung keine weiteren Vorgaben und definiert sie begrifflich auch nicht. Gerade hierin liegt ihr Vorteil für den Auftraggeber – er ist frei darin, auf welche Weise und mit welchem Inhalt er den Markt konsultiert. Um aber einen großen Kreis von Anbietern zu erreichen, muss der mit der Markterkundung einhergehende Aufruf zur Kommunikation publik gemacht werden. Dies ist idealerweise über eine Vorinformation im EU-Amtsblatt, aber etwa auch über die eigene Homepage oder über verbreitete Medien denkbar. Auch die gezielte Kontaktaufnahme mit Unternehmen ist möglich, wenn diese sachlich begründet und damit diskriminierungsfrei ausgewählt werden.
Gegenstand der entsprechenden Veröffentlichung kann dabei etwa ein Informationsmemorandum sein, in dem der Auftraggeber den Leistungsgegenstand beschreibt und ggf. Varianten benennt, mit denen er sich befasst. Die zielführende Gestaltung der Unterlage ist entscheidend, um sodann von den Unternehmen deren Input zu steuern und abzufordern. Darüber hinaus bietet es sich an, Fragenkataloge zu erarbeiten, um gezielt weitere Informationen zu erhalten und auch die Bereitschaft der Anbieter zu ermitteln, sich an einem späteren Vergabeverfahren zu beteiligen. Weitere Mittel des Austausches sind zudem Informationsveranstaltungen, zu denen der Auftraggeber Unternehmen im Rahmen der Markterkundung einladen darf.

4. Grenzen und Handlungsempfehlungen

Grenzenlos ist der Freiraum des Auftraggebers bei der Marktansprache mit Blick auf das spätere Vergabeverfahren allerdings nicht. Der Gleichbehandlungs-, Transparenz- und Wettbewerbsgrundsatz gebieten, dass einem Unternehmen aus der Beteiligung an der Markterkundung kein Wettbewerbsvorteil für das spätere Vergabeverfahren entstehen darf. Deswegen darf die Markterkundung natürlich nicht dazu führen, dass die Leistungsbeschreibung auf bestimmte Anbieter zugeschnitten wird. Außerdem sollten den Bietern im späteren Vergabeverfahren sämtliche Informationen aus der Markterkundung zur Verfügung gestellt werden, um ein einheitliches Informationsniveau zu sichern. Um dokumentieren zu können, dass kein Unternehmen durch die Markterkundung Vorteile erlangt hat, ist die Kommunikation zu protokollieren. Die Markterkundung ist ein Findungsprozess für die Unternehmen, aber auch den Aufraggeber. Um Marktinteresse zu sichern, aber noch keine Vertrauenstatbestände für die Lösung zu schaffen, sollte der Auftraggeber daher deutlich machen, dass sich in der Vorbereitung des Vergabeverfahrens noch Änderungen ergeben können.