Kunden erfolgreich in Zahlungsverzug setzen – die 10 wichtigsten Tipps für Unternehmer
Zahlungsverzug ist ein Problem, das viele Unternehmer kennen: Kunden zahlen ihre Rechnungen nicht fristgerecht. Doch bevor Sie einen Rechtsanwalt oder ein Inkassounternehmen einschalten, sollten Sie sicherstellen, dass der Zahlungsverzug korrekt eingetreten ist. Nur dann haben Sie Anspruch auf die Erstattung der Anwalts- oder Inkassokosten. In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie rechtssicher vorgehen, um Ihre Forderungen durchzusetzen.
1. Zahlungsverzug – Warum er unverzichtbar ist
Viele Unternehmer wissen zwar, was Zahlungsverzug bedeutet, aber nur wenige sind sich darüber im Klaren, dass dieser zwingend vorliegen muss, bevor ein Inkassounternehmen oder Rechtsanwalt eingeschaltet werden kann. Nur wenn der Kunde sich im Zahlungsverzug befindet, können Sie als Gläubiger einen Anspruch auf Ersatz des Verzugsschadens geltend machen. Dazu zählen unter anderem die Kosten für Anwälte oder Inkassodienste. Bernd Drumann, Geschäftsführer der Bremer Inkasso GmbH, betont: „Es ist wichtig, schon früh die Weichen zu stellen, um im Bedarfsfall rechtssicher handeln zu können.“
2. Zahlungsverzug aufgrund vertraglicher Vereinbarungen
Ein Kunde gerät in Zahlungsverzug, wenn er einen vertraglich vereinbarten Zahlungstermin überschreitet. Wurde der Zahlungstermin im Vertrag festgelegt oder lässt er sich kalendarisch bestimmen – etwa eine Zahlung 14 Tage nach Rechnungsstellung – tritt der Verzug automatisch ein. In solchen Fällen ist keine zusätzliche Mahnung notwendig. Unternehmer sollten daher darauf achten, klare Zahlungsfristen in ihren Verträgen festzulegen.
3. Zahlungsverzug durch die Bestimmungen
Auch ohne Vereinbarung Vereinbarung es gesetzliches Vorgaben, die Zahlungs denverzug regeln. Grundsätzlich gerät ein Kunde 30 Tage nach Fälligkeit und Erhalt der Rechnung in Verzug. Für Unternehmer, die Geschäfte mit Verbrauchern machen, vergoldete aber Regelung, aber in der Rechnung expliziten sprüchlich wird.
4. Reicht ein Zahlungsziel in der Rechnung?
Viele Unternehmer glauben, dass ein in der Rechnung festgelegtes Zahlungsziel ausreicht, um den Kunden in Verzug zu setzen. Das ist jedoch ein Irrtum. Auch wenn die Rechnung ein eindeutiges Zahlungsziel enthält, wie „zahlbar bis zum 30.10.“, gerät der Kunde nur dann in Verzug, wenn der Termin zuvor vertraglich festgelegt wurde. Einseitige Bestimmungen in der Rechnung reichen also nicht aus.
5. So setzen Sie den Kunden in Zahlungsverzug
Der Kunde kommt in Verzug, sobald er eine Mahnung erhalten hat. Diese Mahnung muss nach Fälligkeit der Rechnung erfolgen.
Eine Mahnung vor Fälligkeit ist unwirksam. Dies bedeutet auch, dass Kosten, die durch eine vorzeitige Mahnung entstehen, unter Umständen nicht vom Schuldner zu ersetzen sind.
6. Mahnung per Telefon – ist das möglich?
Eine Mahnung kann sowohl schriftlich als auch mündlich erfolgen, also beispielsweise telefonisch. Aus Gründen der Beweisbarkeit empfiehlt es sich jedoch, die Mahnung schriftlich zu verfassen. Wichtig ist, dass die Mahnung eindeutig als solche erkennbar ist. Formulierungen wie „Denken Sie daran, dass noch eine Rechnung offen ist“ reichen nicht aus. Es muss klar sein, dass Sie die sofortige Zahlung der Forderung verlangen.
7. Was tun, wenn der Kunde den Zugang der Rechnung bestreitet?
Um zu verhindern, dass ein Kunde den Erhalt der Rechnung bestreitet, sollten Sie diese per Einschreiben mit Rückschein oder als Einwurf-Einschreiben verschicken. Alternativ kann die Rechnung auch per Fax oder E-Mail gesendet werden. Wichtig ist in jedem Fall, den Versand dokumentieren zu können – etwa durch ein Sendeprotokoll oder einen Ausdruck des „Gesendet“-Ordners im E-Mail-Programm. Bei besonders schwierigen Kunden kann es sinnvoll sein, die Rechnung persönlich unter Zeugen zu übergeben.
8. Muss in der Mahnung eine Frist gesetzt werden?
Eine Mahnung muss keine Frist enthalten, um den Kunden in Verzug zu setzen. Sobald die Rechnung fällig ist und eine Mahnung verschickt wurde, befindet sich der Kunde im Verzug. Es kann jedoch sinnvoll sein, eine Frist zu setzen, um die Ernsthaftigkeit der Mahnung zu unterstreichen und einen klaren Zeitrahmen für das weitere Vorgehen zu schaffen.
9. Wie viele Mahnungen sind nötig?
In der Regel sind zwei bis drei Mahnungen ausreichend, um dem Kunden die Zahlungsaufforderung deutlich zu machen. Jede weitere Mahnung könnte als Zeichen mangelnder Konsequenz gewertet werden. Zwischen den Mahnungen sollten 7 bis 10 Tage liegen, um dem Kunden genügend Zeit zur Zahlung zu geben.
10. Verzugszinsen und Mahnspesen – ab wann können sie geltend gemacht werden?
Sobald der Kunde in Zahlungsverzug geraten ist, haben Sie als Gläubiger das Recht, Verzugszinsen und Mahnkosten zu berechnen. Viele Gerichte akzeptieren Mahnpauschalen zwischen 1 und 5 Euro ab der zweiten Mahnung. Ab der ersten Mahnung ist dies nur zulässig, wenn der Kunde bereits durch eine gesetzliche Frist, wie die 30-Tage-Regel, in Verzug geraten ist. Für Geschäftskunden können Sie eine Verzugspauschale von 40 Euro nach § 288 Abs. 5 BGB geltend machen.
Fazit: Rechtssicherer Umgang mit Zahlungsverzug
Um sicherzustellen, dass Sie als Unternehmer Ihre Forderungen durchsetzen können, ist es entscheidend, den Kunden korrekt in Zahlungsverzug zu setzen. Eine vertragliche Vereinbarung über das Zahlungsziel ist der beste Weg, um Klarheit zu schaffen. Bei ausbleibender Zahlung sollten Sie den Verzug klar und rechtssicher dokumentieren – das erspart Ihnen im Ernstfall viel Ärger und Kosten.