Erfolgsfaktor Bid-Management Teil 1 - Angebote als Verkaufsdokumente

Ausschreibungen sind oft mit Zeitdruck, Stress, Aufwand und Formalitäten verbunden, was bei vielen Anbietern Unbehagen auslöst. Trotz dieser Herausforderungen führt der Mangel an strukturiertem Bid-Management in vielen Unternehmen dazu, dass die Mehrheit der eingereichten Angebote nicht den gewünschten Auftrag gewinnt. Dieser Artikel beleuchtet die Bedeutung von effektivem Bid-Management und wie es die Erfolgschancen steigern kann.
 

Die mangelnde Struktur in der Angebotserstellung

In einigen Unternehmen fehlt eine klare Regelung für die Angebotserstellung. Oft wird die Angebotserstellung lediglich als ein Prozessschritt im Vertrieb oder als Freigabeprozess betrachtet, obwohl sie weit mehr umfasst. Dies ist oft auf das mangelnde Verständnis und die Ignoranz auf Managementebene zurückzuführen. Die Komplexität der Erstellung von Großangeboten wird unterschätzt, und die Gesamtkosten werden oft nicht berücksichtigt.
 

Die Komplexität des Bid-Management-Prozesses

Der Bid-Management-Prozess erfordert die Zusammenarbeit verschiedener Teams und Fachkräfte unter extremem Zeitdruck. Diese Bedingungen sind bei keinem anderen Prozess so ausgeprägt. Die Vielzahl der Aufgaben macht die Angebotserstellung zu einem eigenständigen, zeitkritischen Projekt. Die Komplexität wird oft unterschätzt, da die einzelnen Aufgaben auf den ersten Blick einfach erscheinen.
 

Emotionaler Nutzen in Angeboten

Die meisten Angebote werden von Fachexperten erstellt, die sich gut mit den technischen oder konzeptionellen Aspekten ihrer Produkte und Dienstleistungen auskennen. Allerdings investieren sie oft zu viel Zeit in technische Beschreibungen und vernachlässigen eine kundenorientierte Argumentation. Dies führt dazu, dass gute Lösungen nicht effektiv verkauft werden. Stattdessen sollte mehr Zeit in eine kundenorientierte Argumentation investiert werden, da Angebote letztendlich Verkaufsdokumente sind.

Kaufentscheidungen sind nicht rein rational, wie zahlreiche Studien zeigen. Kunden treffen Entscheidungen oft aufgrund emotionaler Faktoren. Strukturierte Ausschreibungen können zwar den Einfluss rationaler Überlegungen erhöhen, aber die Entscheidung bleibt immer emotional. Erfahrung zeigt, dass leicht verständliche Angebotsdokumente mit einer starken Nutzenargumentation doppelt so erfolgreich sind wie technische Beschreibungen und Preise allein.
 

Erfahrung zeigt, dass leicht verständliche Angebotsdokumente mit einer starken Nutzenargumentation doppelt so erfolgreich sind wie technische Beschreibungen und Preise allein.

Herausforderungen bei Ausschreibungen

Anbieter verstoßen oft gegen die Regeln von Ausschreibungen, was insbesondere bei öffentlichen Ausschreibungen zur Disqualifikation führen kann. Häufig versäumen es Anbieter, ihre Stärken und Vorteile darzustellen, wo sie die Möglichkeit dazu haben. Auch innerhalb von Ausschreibungsstrukturen ist eine nutzenorientierte Argumentation oft möglich und sinnvoll, erfordert jedoch Erfahrung.
 

Die Notwendigkeit der Professionalisierung

Anbieter sollten erkennen, dass qualitativ hochwertige Angebote einen erheblichen Einfluss auf den Erfolg haben können. Bid-Management ist nicht nur eine administrative Aufgabe, sondern ein strategischer Erfolgsfaktor. Um die Erfolgsquote langfristig zu steigern, ist mehr als nur die Neugestaltung des Vertriebsprozesses erforderlich. Es bedarf umfassender Fähigkeiten und Erfahrung, um überzeugende Angebotsdokumente zu erstellen, die den Kunden zum "Ja" bewegen.
 

Goldene Regeln für erfolgreiche Angebotserstellung

1. Definieren Sie den Angebotsprozess klar und umfassend.
2. Behandeln Sie die Angebotserstellung als strategischen Erfolgsfaktor und investieren Sie in Bid-Management-Ressourcen und Schulungen.
3. Halten Sie sich strikt an die Vorgaben von Ausschreibungen.
4. Entwickeln Sie eine klare "Rote Linie" für Ihre Angebote, die die Bedürfnisse des Kunden anspricht.
5. Qualifizieren Sie alle Ausschreibungen rigoros und systematisch.
6. Denken Sie daran, dass Angebote in erster Linie Verkaufsdokumente sind und nicht nur technische oder juristische Spezifikationen.


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