Das Facebook für öffentliche Beschaffer

Dieser Artikel wurden aus unserem Magazin SUPPLY entnommen.

Hier werden Informationen zugänglich gemacht und Probleme zur Diskussion gestellt. Angesichts der nicht immer leichten Aufgaben von öffentlicher Verwaltung und Beschaffung ist es eine Frage der Vernunft, die Vorteile von Sozial Media zu nutzen. Realisiert wird dies durch das Verwaltungs- & Beschaffer Netzwerk (www.VuBN.de), einem Spin-off der Universität Würzburg.

Das VuBN

Bereits 16.000 Mitglieder aus ca. 7.000 öffentlichen Stellen nutzen dieses „Facebook für Vergabestellen“, um untereinander Erfahrungen auszutauschen. Über 100 Fachgruppen zu allen relevanten Aspekten geben den hier vernetzten Usern die Möglichkeit, über Themenbereiche wie Leistungsbeschreibungen, Vergaberecht, öffentlicher Dienst, öffentliche Finanzen, E-Government u. a. in Diskussionen einzusteigen und tiefer gehende Kenntnisse zu erlangen. Aufgebaut hat die Seite ein Spin-off der Universität Würzburg, Fachbereich Betriebswirtschaftslehre, der sie auch pflegt. Dabei liegen die Anfänge zehn Jahre zurück: „Während eines Projekts zum Thema 'öffentlicher Einkauf' haben wir festgestellt, dass viele Verwaltungen Probleme mit der Erstellung qualifizierter Leistungsbeschreibungen haben. Hier sahen wir Handlungsbedarf“, so Dr. Michael Broens, Wissenschaftler an der Universität Würzburg und einer der Köpfe hinter dem Verwaltungs- und Beschaffernetzwerk. Damals waren Facebook und Xing gerade im Kommen und lieferten so ein geeignetes
Vorbild – genau so wollte man die Sache auch angehen: Öffentliche Beschaffer sollten digital vernetzt werden. Das Netzwerk nahm schnell an Umfang zu und bereits nach zwei Jahren sah man weiteren Bedarf, wie Dr. Broens ausführt: „Wir erkannten, dass auch in anderen Verwaltungsbereichen gleich gelagerte Probleme bestanden, und so haben wir das Projekt zum Verwaltungs- und Beschaffernetzwerk ausgeweitet. Und so besteht es noch heute.“

Ein Breites Angebot an Networking

Nicht anders als bei Facebook besteht auch hier der Kern des digitalen Netzwerkens in dem Bereitstellen eines aussagekräftigen Profils, auf das alle Mitglieder zugreifen können und in dem man alles Wissenswerte über sich einstellt – im vorliegenden Fall natürlich Informationen über die Aufgabengebiete und Erfahrungen in puncto Verwaltung und Beschaffung. Zusätzlich können hier Dokumente bereitgestellt werden, die anderen Mitgliedern von Nutzen sein können. „Die Registrierung ist recht einfach und selbsterklärend“, so Dr. Broens.

Mit dem Anlegen eines Profils ist der wesentliche Schritt getan, um sich mit Kollegen zu vernetzen und sich beruflich auszutauschen.

Die bereits genannten ca. 100 thematisch organisierten Fachgruppen bieten zudem die Möglichkeit, ganz gezielt nach Lösungen zu suchen, egal ob es um Leistungsbeschreibung oder Bewertungsmatrix geht. Und wer momentan nicht selbst ein Problem zur Diskussion stellen möchte, kann auf den angebotenen „News Alert“ vertrauen. So erspart man sich das tägliche Durchforsten der jeweiligen Fachgruppen.

Marktanalyse durch Anbieterüberblick

Ein besonderer Service für öffentliche Beschaffer ist der Anbieterüberblick, eine Datenbank mit zurzeit – Tendenz steigend – 150 Firmen aus den unterschiedlichsten Branchen, die eine schnelle und anonyme Recherche nach Anbietern ermöglicht. Dem außenstehenden Betrachter mag sich hierbei die Frage aufdrängen, ob nicht die Gefahr besteht, dass Aufträge einfach – und somit unlauter – via Plattform vergeben werden, ohne die strengen Vorgaben des Vergaberechts einzuhalten. Hier weiß Dr. Broens zu beruhigen: „Auf keinen Fall! Zum einen ist im Netzwerk kein Transaktionsmechanismus implementiert, zum anderen ist der öffentlichen Hand sehr an einem vergaberechtskonformen Handeln gelegen. “Während man als Anbieter für seine Firmenpräsenz auf dem Portal bezahlen muss, ist die Registrierung für Mitarbeiter der öffentlichen Verwaltung kostenfrei. Weitere Mittel, um die Plattform Verwaltungs- & Beschaffernetzwerk zu finanzieren, kommen aus Werbeeinnahmen, wie etwa Bannerschaltung. Das Ganze trägt sich selbst zum Wohle der öffentlichen Verwaltung und Beschaffung – und somit letztlich auch zum Wohle des Steuerzahlers.

Der Boom 2016

Das Jahr 2016 war für Insider geprägt durch die Reform des Vergaberechts. Viele Beschaffer fanden sich plötzlich in einem noch undurchdringlicher wirkenden Paragrafendickicht wieder. Gleichzeitig stiegen die Registrierungen im Netzwerk deutlich. Gab es einen Zusammenhang? „Das ist schwer zu sagen“, so Dr. Broens. „Ich glaube aber eher, dass die Mund-zu-Mund-Propaganda ihre Wirkung zeigte. Wir gewährleisten nicht nur Hilfestellungen, sondern auch Vertraulichkeit. Durch die Überprüfung der dienstlichen Mailadresse ist man wirklich unter sich. Ansonsten gibt es keine Hürden.“