Benchmarking

Benchmarking ist ein Managementinstrument, das den systematischen Vergleich von Prozessen, Produkten, Dienstleistungen oder Methoden ermöglicht. Ziel ist es, Leistungslücken im Vergleich zu sogenannten „Klassenbesten“ (Best Practices) zu identifizieren und auf dieser Grundlage Verbesserungen einzuleiten. In der öffentlichen Vergabe kann Benchmarking als unterstützendes Werkzeug der Wettbewerbsanalyse sowie zur Qualitätssicherung, Effizienzsteigerung und Innovationsförderung genutzt werden.

Benchmarking im Kontext öffentlicher Ausschreibungen

In öffentlichen Ausschreibungen dient Benchmarking als ergänzendes Analyseinstrument in der objektiven Bewertung von Angeboten und Verfahren. Vergabestellen können mithilfe von Vergleichsanalysen nachvollziehbare Maßstäbe heranziehen, um ihre Zuschlagskriterien marktgerecht zu kalibrieren, Preis- und Qualitätsstandards besser einzuschätzen und die Grundsätze von Transparenz, Wirtschaftlichkeit und Gleichbehandlung zu stärken.

Dabei greift Benchmarking auf rechtlich verankerte Prinzipien zurück, die in europäischen Richtlinien (z. B. 2014/24/EU, 2014/25/EU) sowie im deutschen Vergaberecht (GWB, VgV, UVgO, SektVO) festgelegt sind. Nachprüfungsinstanzen und Gerichte haben in Einzelfällen bestätigt, dass Benchmarking als unterstützendes Bewertungsinstrument zulässig ist – allerdings nur, wenn Transparenz und Dokumentation gewährleistet sind. Unscharfe Kriterien, veraltete Daten oder unklare Bewertungslogiken können ein Vergabeverfahren anfechtbar machen.

Methodische Grundlagen und Vorgehen

Benchmarking in der öffentlichen Vergabe folgt einer strukturierten Vorgehensweise, die sich in mehrere Schritte gliedert:

1. Auswahl des Untersuchungsobjekts – z. B. Preis, Qualität, Lieferzeit oder Prozessschritte.
2. Bestimmung geeigneter Vergleichsgrößen und -partner – etwa vergleichbare Vergabestellen, Branchenwerte oder marktübliche Standards.
3. Datenerhebung – über interne Analysen oder externe Studien.
4. Identifikation von Leistungslücken – Ermittlung, wo Unterschiede bestehen und warum diese auftreten.
5. Ableitung von Verbesserungsmaßnahmen – Festlegung konkreter Schritte, um Prozesse oder Angebote zu optimieren.

Dieses methodische Fundament gewährleistet, dass Benchmarking ein kontinuierlicher Lern- und Verbesserungsprozess sein kann.

Chancen und Herausforderungen

Der Einsatz von Benchmarking im Vergabeverfahren eröffnet zahlreiche Vorteile:

• Effizienzsteigerung: Durch die Identifikation von Optimierungspotenzialen lassen sich Prozesse verschlanken und Kosten senken.

• Qualitätssicherung: Der Abgleich mit Best Practices sorgt für eine stetige Verbesserung von Produkten und Dienstleistungen.

• Strategische Positionierung: Unternehmen können Benchmarking nutzen, um ihre internen Prozesse besser auf die Anforderungen öffentlicher Ausschreibungen auszurichten und so ihre Wettbewerbsfähigkeit zu stärken.

Gleichzeitig bestehen Herausforderungen: Die Vergleichbarkeit von Daten ist nicht immer eindeutig gegeben, insbesondere wenn unterschiedliche Anbieter unterschiedliche Rahmenbedingungen aufweisen. Hinzu kommt die Notwendigkeit, vertrauliche Informationen zu schützen, um Wettbewerbsverzerrungen zu vermeiden. Fehlerhafte oder unsauber angewandte Benchmarking-Verfahren können zu Streitigkeiten und Verzögerungen in Vergabeverfahren führen.

Fazit

Benchmarking ist in der öffentlichen Vergabe kein Ersatz für die gesetzlich vorgeschriebene Angebotswertung, sondern eine Ergänzung, um Markttransparenz herzustellen und die Angemessenheit von Zuschlagskriterien abzusichern. Für Vergabestellen bedeutet dies, objektivere Maßstäbe bei der Vorbereitung und Durchführung von Verfahren nutzen zu können. Für Unternehmen eröffnet Benchmarking die Möglichkeit, sich an marktüblichen Standards zu orientieren und ihre Angebote gezielt anzupassen.