Ablauf Ausschreibung

Wenn ein öffentlicher Auftraggeber in Deutschland Waren oder Leistungen beschaffen möchte, die einen bestimmten Wert überschreiten, dann ist er in den meisten Fällen verpflichtet, diesen Auftrag öffentlich auszuschreiben. Zu den öffentlichen Auftraggebern gehören dabei der Bund, die Länder wie auch Städte, Kreise sowie Gemeinden. Wichtig: Überschreitet der Auftragswert einen bestimmten Schwellenwert, so muss dieser außerdem EU-weit ausgeschrieben werden.

Öffentliche Ausschreibungen laufen immer nach dem gleichen Muster ab

Wenn es in Deutschland zu einer öffentlichen Ausschreibung eines Auftrages kommt, so lässt sich der Ablauf in vier Schritte unterteilen:

1. Schritt: Bekanntgabe der öffentlichen Ausschreibung

Ein öffentliches Vergabeverfahren beginnt mit der Bekanntgabe der Ausschreibung. Öffentliche Ausschreibungen können in den verschiedensten Medien bekanntgegeben werden – zum Beispiel in Tageszeitungen, Fachblättern oder amtlichen Veröffentlichungsblättern. Aber auch online, zum Beispiel auf Internetportalen, können öffentliche Ausschreibungen kommuniziert werden. Im Zuge der Bekanntmachung müssen öffentliche Auftraggeber bereits alle relevanten Informationen bereitstellen, die ein Unternehmen benötigt, um sich auf den Auftrag bewerben zu können.

Im Ablauf einer öffentlichen Ausschreibung ist es wichtig, dass alle Bieter die gleichen Chancen haben.

Durch die Bekanntmachung der relevanten Informationen sind für alle interessierten Unternehmen die gleichen Voraussetzungen geboten, ein korrekt kalkuliertes Angebot einzureichen und den Zuschlag für den Auftrag zu erhalten. Zu den relevanten Informationen gehören bei einer Ausschreibung, die nicht EU-weit ausgeschrieben werden muss der Auftraggeber, die Art sowie der Umfang des Auftrags, der Ort der Auftragsführung und die geforderten Nachweise über die Eignung des Bewerbers.

2. Schritt: Versand der Vergabeunterlagen

Der nächste Schritt im Ablauf einer öffentlichen Ausschreibung ist der Versand der Vergabeunterlagen. Hier sollten interessierte Unternehmen genau prüfen, ob sie die Anforderungen des öffentlichen Auftrags erfüllen. Ist dies der Fall, können Unternehmen die Zusendung der Vergabeunterlagen beantragen. Diese enthalten alle wichtigen Angaben über den Ablauf des Vergabeverfahrens sowie zu den Bedingungen.

Wer die Vergabeunterlagen erhalten hat, kennt wichtige Infos zu den Vergabekriterien.

So werden beispielsweise die Zuschlagskriterien mitsamt ihrer Gewichtung benannt. Auch die Vertragsunterlagen werden in diesem Schritt der öffentlichen Ausschreibung mit versandt. Gut zu wissen: Die Auftraggeber müssen dafür sorgen, dass die Liste der Empfänger der Vergabeunterlagen anonym bleibt. So sind interessierte Unternehmen davor geschützt, dass die Konkurrenz von einer Bewerbung erfährt.

3. Schritt: Einreichen eines Angebots

Um für ein möglichst transparentes Vergabeverfahren zu sorgen, gilt bei einer öffentlichen Ausschreibung für alle Bewerber die gleiche Abgabefrist. Die Länge der Frist muss dabei dem Umfang der Bewerbung bzw. des Auftrages angemessen sein. Interessierte Unternehmen stellen also in diesem Schritt alle benötigten Nachweise, Referenzen und Unterlagen zusammen und signieren ihr Angebot.

Alle Bewerbungen für ein öffentliches Vergabeverfahren werden zum gleichen Zeitpunkt geöffnet.

Das Angebot wird dann auf dem in der Ausschreibung angegebenen Weg an den Auftraggeber versandt. Der Auftraggeber ist verpflichtet, die eingegangenen Angebote manipulationssicher zu verwahren und zum Submissionstermin zu öffnen – unabhängig davon, ob das Vergabeprozedere digital oder analog durchgeführt wird.

4. Schritt: Angebotsprüfung sowie Bewertung

Bevor es zu einer Bewertung der Angebote kommt, erfolgt die Prüfung der eingegangenen Angebote durch den Auftraggeber. Dieser Prozess läuft nach einem festgelegten Muster ab – den sogenannten vier Wertungsstufen. In der ersten Wertungsstufe erfolgt die formelle Prüfung des Angebots auf Vollständigkeit. Die gute Nachricht: Ist die Bewerbung unvollständig, so darf interessierten Unternehmen in bestimmten Fällen eine weitere Frist von sechs Kalendertagen zugesagt werden.

Die Eignungsprüfung der Bewerber ist ein wichtiger Schritt im Ablauf einer öffentlichen Ausschreibung.

In der zweiten Wertungsstufe kommt es dann zu einer Eignungsprüfung. Das bedeutet konkret, dass interessierte Unternehmen auf ihre Eignung bezüglich der Ausführung des Auftrages geprüft werden. Hier spielen zum Beispiel die Referenzen eines Unternehmens sowie die Qualifikationen der Mitarbeiter eine Rolle. In der dritten Wertungsstufe wird dann die Angemessenheit des Angebotspreises geprüft. Besteht ein Angebot eine dieser ersten drei Wertungsstufen nicht, muss es vom Vergabeprozess ausgeschlossen werden. In der vierten und letzten Wertungsstufe nimmt der Auftraggeber dann eine Bewertung der Angebote nach den in den Vergabeunterlagen festgelegten Zuschlagskriterien vor und wählt das beste und wirtschaftlichste Angebot aus.

Der Ablauf einer öffentlichen Ausschreibung ist streng geregelt. Und das hat seine Gründe.

Zusammenfassend lässt sich feststellen, dass der Ablauf einer öffentlichen Abschreibung in Deutschland strikt festgelegt ist. So entsteht ein größtmöglicher Wettbewerb, im Zuge dessen das ausschreibende Unternehmen die beste Leistung für seine Investition erhält. Auf diese Weise wird der sorgsame und effiziente Umgang mit Steuergeldern gesichert.